Hàm Subtotal Trong Excel: Các Sử Dụng Dễ Hiểu, Có Ví Dụ Minh Họa

Hàm SUBTOTAL trong Excel sử dụng để tính toán các giá trị TỔNG trong danh sách hoặc một cơ sở dữ liệu nhất định. Điều này giúp cho việc tính toán của chúng ta trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, đặc biệt là khi làm việc với các bảng tính có kích thước lớn.

Xem thêm:

• Hàm IF Trong Excel: Cách Sử Dụng Hàm If Có Kèm Ví Dụ Cụ Thể
• Hàm Abs Trong Excel – Cách Tính Giá Trị “TUYỆT ĐỐI”
• Hàm Sqrt Trong Excel – Cách Sử Dụng Và “VÍ DỤ” Cụ Thể

Hôm nay, Học Office sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, tính năng, công thức và cách sử dụng thông qua các ví dụ cụ thể. Các lưu ý quan trọng cũng như cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cho quá trình tính toán dữ liệu để tăng hiệu suất công việc của mình.

Hàm SUBTOTAL là gì? Công thức hàm SUBTOTAL dùng trong nhiều trường hợp

Hàm SUBTOTAL trong Excel  cho phép bạn tính toán các giá trị tổng, trung bình, giá trị lớn nhất hoặc bé nhất bằng cách sử dụng công thức =SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], …) giúp loại bỏ các giá trị ẩn và chỉ tính toán trên phạm vi được chỉ định, giúp tính toán có kết quả chính xác .

Trong đó:

• Function_num: con số xác định chức năng thực hiện
• Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.

Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:

• 1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công.
• 101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.

Dưới đây là bảng Function_num sử dụng trong các trường hợp khác nhau trong hàm Subtotal để bạn dễ hình dung.

Cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel.

Để sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel, bạn cần thực hiện 5 bước sau đây:

• Bước 1: Chọn một vùng dữ liệu cần tính toán.
• Bước 2: Chọn một ô trống phù hợp để hiển thị kết quả của hàm SUBTOTAL.
• Bước 3: Nhập hàm SUBTOTAL bằng cách bắt đầu với dấu bằng “=” và sau đó gõ từ “SUBTOTAL”. Excel sẽ tự động đề xuất danh sách các tham số của hàm SUBTOTAL.
• Bước 4: Chọn tham số của hàm SUBTOTAL. Đối với mỗi tham số, bạn sẽ cần chọn một số thứ tự các cột hoặc dòng trong vùng dữ liệu đã chọn để tính toán giá trị tổng hợp.
• Bước 5: Nhấn Enter để hoàn thành việc tính toán giá trị tổng hợp bằng hàm SUBTOTAL.

Thật sự quá đơn giản phải không nào các bạn, chỉ với 5 thao tác thôi là các bạn đã có thể tính toán chính xác được giá trị tổng của một dãy số mà không mất quá nhiều thời gian. Hãy thực hiện để xem kết quả thế nào nhé.

Các ví dụ về hàm SUBTOTAL trong Excel

Để giúp các bạn dễ hình dung hơn và có thể thực hành một cách thuần thục thì sau đây chúng tôi sẽ thực hiện 4 ví dụ cụ thể khi sử dụng hàm Subtotal để các bạn thực hiện theo nhé.

Ví dụ 1: Tính tổng trong 1 bảng

Đề: Hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng số tiền thu được trong bảng sau.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =SUBTOTAL(9,F4:F9) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

• SUBTOTAL: Là lệnh hàm.
• 9: Là Function_num. Số 9 là hàm SUM.F4:
• F9: Là vùng dữ liệu tham chiếu.

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Tham khảo: Cách sử dụng hàm SUM trong Excel có ví dụ chi tiết

Ví dụ 2: Tính số tiền trung bình thu được

Đề: Hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để tính số tiền trung bình thu được sau khi bán các sản phẩm ở bảng sau.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =SUBTOTAL(1,F4:F9) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

• SUBTOTAL: Là lệnh hàm.
• 1: Là Function_num. Số 1 là hàm AVERAGE.
• F4:F9: Là vùng dữ liệu tham chiếu.

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ 3: Tìm giá trị lớn nhất trong bảng

Đề: Hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để lấy ra giá trị lớn nhất trong bảng sau.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =SUBTOTAL(4,F4:F9) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

• SUBTOTAL: Là lệnh hàm.
• 4: Là Function_num. Số 4 là hàm MAX.
• F4:F9: Là vùng dữ liệu tham chiếu.

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ 4: Đếm số ô chứa các chữ số

Đề: Hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để đếm số ô chứa các chữ số trong bảng giá trị sau.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =SUBTOTAL(2,F4:F9) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

• SUBTOTAL: Là lệnh hàm.
• 2: Là Function_num. Số 2 là hàm COUNT.
• F4:F9: Là vùng dữ liệu tham chiếu.

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Lý do bạn nên sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel.

Với những ưu thế dưới đây chắc chắn từ nay khi sử dụng tính toán bạn sẽ không thể bỏ qua hàm Subtotal trong các phép tính của mình. Cùng khám phá những ưu điểm được Học Office liệt kê dưới đây nhé.

• Lý do 1: Tính giá trị trong các hàng được chọn

Hàm Subtotal có tính năng loại bỏ các hàng được lọc ra để tính toán dữ liệu một cách thông minh, các giá trị trong tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc.

Ví dụ, nếu bạn lọc bảng doanh số bán hàng chỉ của vùng Miền Bắc, hàm SUBTOTAL sẽ tự động điều chỉnh loại bỏ tất cả vùng khác khi tính tổng.

• Lý do 2: Tính các ô nhìn thấy

Công thức SUBTOTAL với số xác định chức năng 101-111 bỏ qua các ô đã ẩn, đã lọc ra và ẩn thủ công. Vì thế, khi bạn sử dụng chức năng Excel’s Hide để ẩn dữ liệu không liên quan, dùng số chức năng 101-111 để loại bỏ các giá trị từ những hàng ẩn khỏi tổng phụ.

• Lý do 3: Bỏ qua giá trị trong công thức SUBTOTAL lồng ghép

Nếu dãy ô trong công thức SUBTOTAL có chứa công thức SUBTOTAL khác, công thức SUBTOTAL được lồng vào sẽ bị bỏ qua. Vậy nên con số trong bảng sẽ không phải tính 2 lần.

Trong hình dưới, công thức tính trung bình chính SUBTOTAL(1, C2:C10) bỏ qua kết quả của công thức SUBTOTAL trong ô C3 và C10.

Cách lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

Khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel mà gặp những lỗi dưới đây thì nguyên nhân có thể là một trong những lý do sau đây:

• #VALUE! Số xác định chức năng không nằm trong khoảng 1-11 hoặc 101-111 hay có tham chiếu (ref) là tham chiếu 3D.
• #DIV/0! Xảy ra khi 1 tổng cụ thể phải chia cho 0 (ví dụ: tính trung bình cộng hoặc độ lệch chuẩn của 1 dãy ô không chứa giá trị số)
• #NAME? tên hàm SUBTOTAL sai chính tả.

Hàm Subtotal trong Excel là một công cụ hữu ích trong việc tính toán các giá trị tổng hợp trong Excel. Nó cho phép người dùng tính toán các giá trị tổng hợp trên một phạm vi dữ liệu nhất định một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng cách sử dụng các tham số khác nhau trong hàm subtotal, người dùng có thể tính toán các giá trị tổng hợp khác nhau như Tổng, Trung bình, Giá trị lớn nhất, Giá trị nhỏ nhất và nhiều hơn nữa.

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết, bạn có thể tham khảo các bài viết các hàm cơ bản trong Excel khác tại mục Excel cơ bản hoặc tham khảo khóa học Excel online tại Học Office.

Liên hệ ngay với Học Office

• Số điện thoại: 0399162445
• Địa chỉ: Số 36, Đường Phạm Dùng, An Hồng, An Dương, Hải Phòng
• Email: hocofficecom@gmail.com
• Website: https://hocoffice.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/hocofficetl
• Google maps: https://goo.gl/maps/iWnK4DFBRq4XVp9B8
• Hastag: #hocoffice, #học_office, #hocofficecom, #excel, #word, #powerpoint, #congnghe, #phancung, #phanmem, #thuthuat