Cách Sử Dụng Hàm If Điều Kiện Chữ Và Số Trong Excel

Nhắc tới hàm IF, người ta sẽ nghĩ ngay tới hàm điều kiện so sánh, vậy so sánh ở đây là so sánh cái gì? Có rất nhiều kiểu so sánh điều kiện của hàm IF và bài viết này Học Office sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm if điều kiện chữ và số sao cho hiệu quả nhất.

Hàm IF tuy đa dạng về các cách kết hợp hàm nhưng sẽ có 2 dạng điều kiện so sánh chủ yếu là điều kiện chữ và điều kiện số. Trong các bài viết hàm IF của mình thường chú ý tới việc phòng tránh gặp lỗi khi làm với 2 dạng điều kiện này.

Xem thêm:

• Cách Kết Hợp Hàm If Với Left, Right, Mid Trong Excel Hiệu Quả
• Cách Kết Hợp Hàm IF Với Hàm And Trong Excel Đơn Giản Dễ Hiểu
• Hàm IF Trong Excel: Cách Sử Dụng Hàm If Có Kèm Ví Dụ Cụ Thể

Khi gặp điều kiện loại này, trường hợp bị lỗi rất ít nhưng có một vài trường hợp điều kiện là số nhưng lại không phải là số, điều kiện chữ cũng tương tự. Nội dung từng phần của mình phía dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về các vấn đề gặp phải và cách xử lý các trường hợp đó ra sao.

Khi theo dõi các phần, vì có ví dụ, bạn hãy tải ví dụ về để vừa đọc vừa có thể thực hành ngay. Chúng ta sẽ bắt đầu với các khái niệm trước khi vào từng điều kiện nhé.

Hàm IF là gì?

Hàm if là hàm điều kiện dùng để so sánh giá trị này với giá trị kia, “Nếu – thì“, hàm trả về kết quả là TRUE(Đúng) nếu điều kiện là TRUE và ngược lại là FALSE(Sai) nếu điều kiện là FALSE.

Công thức hàm IF:

=IF(Logical_test, Value_if_true,Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện so sánh gồm các giá trị được so sánh bằng các toán tử lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, khác
• Value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện là TRUE (Đúng)
• Value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện là FALSE (Sai)

Hàm IF điều kiện chữ

Hàm If điều kiện chữ hay dạng Text là điều kiện tham chiếu trực tiếp tới giá trị là chữ (Text). Thường được sử dụng trong các bài toán dạng điều kiện như so sánh họ tên, tên sản phẩm, ngày tháng,… Những bài toán dạng này rất hay được sử dụng, cách sử dụng cũng đơn giản, không quá phức tạp.

Có 2 loại điều kiện dạng chữ (Text):

• Tham chiếu tới một ô có giá trị là dạng chữ (Text)
• So sánh trực tiếp với giá trị là dạng chữ (Text)

Đối với điều kiện so sánh là chữ (Text), khi tạo điều kiện phải cho vào trong dấu ngoặc kép để Excel hiểu là đang so sánh với chữ. Chúng ta bắt đầu thực hành các ví dụ ngay bên dưới đây nhé. Các bạn tải ví dụ hàm if điều kiện chữ và số tại đây để vừa đọc bài vừa thực hành ngay.

Ví dụ 1: Điền vào bảng phụ trách của nhân viên, nếu bán hàng nào thì điền “Có”, ngược lại “Không”

Yêu cầu của bài:

• Dựa vào bảng phụ, điền vào bảng phụ trách của nhân viên, nếu bán hàng nào thì điền “Có“, ngược lại “Không“
• Bôi màu Xanh nếu Nhân viên chịu trách nhiệm sản phẩm đó, ngược lại bôi màu vàng

Bảng phụ trách bán hàng của nhân viên nhằm mục đích báo cáo tổng thể, trực quan nhất dựa vào các sản phẩm mà nhân viên đó bán. Đối với câu 1, xác định thuộc dạng “Tham chiếu tới một ô chứa giá trị là chữ (Text)” nên cần tra chính xác giá trị ô chứa giá trị đó.

Bảng phụ đã  có đầy đủ thông tin gồm cột họ tên nhân viên, cột tên sản phẩm, dựa vào bảng này chúng ta sẽ tìm kiếm được và điền giá trị “Có” hoặc “Không” vào bảng chính.

Do bảng chính cần lấy giá trị “Tên sản phẩm” từ Bảng phụ nên cần dùng hàm Vlookup để lấy giá trị rồi mới so sánh với điều kiện. Và công thức cho câu 1 sẽ như sau:

=IF(VLOOKUP($E4,$N$4:$O$9,2,0)=F$3,”Có”,”Không”)

Các bạn lưu ý các vùng, ô cần cố định công thức:

• ô $E4: Cố định cột E và cho chạy các hàng
• $N$4:$O$9: Cố định vùng cần lấy giá trị trong bảng phụ
• ô F$3: Cố định hàng, chỉ cho chạy các cột

Khi kéo công thức từ trái qua phải, phần hàng “tên sản phẩm” sẽ chạy, cột “Tên nhân viên” sẽ giữ nguyên và khi kéo công thức từ trên xuống dưới thì hàng “tên sản phẩm” sẽ giữ nguyên còn “Tên nhân viên” sẽ chạy.

Nhiều bạn cố định công thức đều cố định cả dòng và cột vì không hiểu rõ ý nghĩa của việc cố định công thức để làm gì. Điều này gây ra việc mất quá nhiều thời gian xử lý hàm và khi lỗi phải sửa lại hàm từng dòng, từng ô.

Sau khi có kết quả ở câu 1, câu 2 là phần định dạng có điều kiện, các bạn có thể tham gia khóa học Excel cơ bản để học chuyên sâu hơn về phần này. Nhằm muốn theo dõi một cách trực quan nhất các nhân viên đang chịu trách nhiệm bán sản phẩm gì, các bạn cùng xem các bước dưới đây nhé.

• Bước 1: Bôi đen vùng cần định dạng điều kiện
• Bước 2: Vào Home/ Conditional Formating/ New Rule để tạo một quy tắc riêng

• Bước 3: Chọn “Use a formula to determine which cells to format” – sử dụng công thức  để định nghĩa ô cần định dạng
• Bước 4: Gõ công thức bằng tay vào ô “Format values where this formula is true“

Lưu ý phần gõ công thức là phải gõ bằng tay, không giống như gõ công thức trong ô trên trang tính có gợi ý công thức nên phải cẩn thận. Nên gõ công thức ra bên ngoài trước rồi copy và dán vào ô này để tránh bị sai.

Phần kết quả trả về nếu đúng sai của công thức định dạng có điều kiện là TRUE và FALSE, không có giá trị nào khác ngoài 2 giá trị này.

Ở bảng này các bạn chọn màu nền ô và ở đây theo yêu cầu là màu xanh, ấn “ok” sẽ về bảng ban đầu như này.

Bước 5: Bấm “OK” 

Tương tự như vậy, các bạn sẽ làm với định dạng điều kiện là “Không“, chỉ việc thay “Có” thành “Không” là hoàn thành.

Đây là kết quả cuối cùng của ví dụ 1 hàm if điều kiện chữ và số, nhìn vào bảng này các bạn sẽ hiểu vì sao mình lại đưa ra ví dụ như vậy. Rất là trực quan đúng không nào, có thêm màu để thể hiện số lượng sản phẩm mà nhân viên đang bán.

Dạng bảng màu như này đang được áp dụng rất nhiều với những chủ shop lớn quản lý nhân viên, hay theo dõi khối lượng công việc,…

Ví dụ 2: Nếu sản phẩm là Tivi, nồi cơm điện, máy giặt thì xếp vào “Đồ gia dụng”, là Điện thoại xếp vào “Đồ dùng cá nhân”, là ghế massage xếp vào “Đồ cao cấp”

Yêu cầu này khá dài, thuộc dạng bài toán hàm If lồng, kết hợp sử dụng hàm logic Or nên ví dụ 2 này nâng cao hơn một chút. Ví dụ này yêu cầu điền vào “Danh mục” từ “Tên sản phẩm” cho trước, xác định thuộc dạng bài toán “So sánh trực tiếp giá trị là chữ (Text). Cần liệt kê các “Tên sản phẩm” để so sánh, phân tích như bên dưới đây.

• Đồ gia dụng: “Tivi LG“, “Tivi Sam Sung“, “Nồi cơm điện“, “Máy giặt“
• Đồ dùng cá nhân: “Điện thoại IP“, “Điện thoại Sam Sung“
• Đồ cao cấp: “Ghế Massage“

Như vậy là có 3 danh mục, áp dụng bài toán hàm IF lồng sẽ là 3 trường hợp và 2 câu lệnh (n-1) câu lệnh. Do danh  mục “Đồ gia dụng” và “Đồ dùng cá nhân” có nhiều sản phẩm nên phải kết hợp thêm hàm OR và tách từng công thức theo từng trường hợp sẽ được như bên dưới.

• Đồ gia dụng: IF(OR(SP=”Tivi LG”,SP=”Tivi Sam Sung”,SP=”Nồi cơm điện”,SP=”Máy giặt”),”Đồ gia dụng”
• Đồ dùng cá nhân: IF(OR(SP=”Điện thoại IP”, SP=”Điện thoại Sam Sung”), “Đồ dùng cá nhân”
• Đồ cao cấp: Trường hợp còn lại, để vào Value_If_False (Giá trị trả về khi sai)

=IF(OR(G3=”Tivi LG”,G3=”Tivi Sam Sung”,G3=”Nồi cơm điện”,G3=”Máy giặt”),”Đồ gia dụng”,IF(OR(G3=”Điện thoại Sam Sung”,G3=”Điện thoại IP”), “Đồ dùng cá nhân”,”Đồ cao cấp”))

Công việc còn lại chỉ là ghép công thức danh mục lại với nhau, đúng 2 câu lệnh if giải quyết được 3 trường hợp. Các bạn nhập công thức chú ý dấu phẩy, dấu ngoặc hàm OR.

Các bạn so sánh kết quả xem đã chính xác chưa, nếu chưa xem lại công thức các giá trị so sánh vừa tham chiếu.

Hàm If điều kiện số

Dạng hàm if điều kiện số (Number) được sử dụng nhiều hơn dạng hàm if điều kiện chữ, thường được sử dụng trong báo cáo số liệu cần so sánh, tính toán.

Do là dạng số nên khi so sánh không cần cho vào trong dấu ngoặc kép, một  số trường hợp ngoại lệ cần cho vào dấu ngoặc kép ví dụ như khi lấy giá trị từ các hàm xử lý chuỗi như Left, Right, Mid.

Đọc thêm:

• Cách sử dụng hàm Right trong Excel đơn giản dễ hiểu

Hàm If điều kiện số cũng có 2 dạng như chữ là:

• So sánh giá trị số trực tiếp
• Tham chiếu tới ô chứa giá trị số

Ví dụ 3: Điền xếp hạng nhân viên dựa vào Tổng tiền bán sản phẩm

Yêu cầu của ví dụ này có thêm phần tính tổng tiền bán của từng nhân viên, do đó cần hàm tính tổng có điều kiện ở công thức này. Và ở đây chúng ta dùng hàm Sumif để tính tổng, sau đó dựa vào cột tổng tiền từng nhân viên sẽ làm tiếp phần “Xếp hạng“.

=SUMIF($F$5:$F$16,M5,$K$5:$K$16)

Câu thứ 2 của ví dụ 3 là xếp hạng nhân viên, xác định thuộc dạng toán hàm If lồng nhau vì có nhiều trường hợp chia khoảng từ … đến.

• Nhân viên vàng: Tổng tiền bán lớn hơn 80 triệu
• Nhân viên bạc: Tổng tiền bán từ 50 triệu – 80 triệu
• Nhân viên vàng: Tổng tiền bán dưới 50 triệu

Đối với hàm If lồng lấy khoảng lớn nhất hoặc bé nhất làm mốc chính, ở đây mình chọn mốc lớn nhất là 80 triệu. Có 3 trường hợp cần giải quyết nên có (n-1) là 2 câu lệnh If. Ghép 3 khoảng trên vào công thức sẽ được công thức như bên dưới.

=IF(N5>80000000,”Nhân viên vàng”,IF(N5>50000000,”Nhân viên bạc”,”Nhân viên đồng”))

Các bạn kiểm tra lại kết quả đối chiếu với kết quả trong ví dụ của mình. Ví dụ 3 này là một ví dụ về điều kiện If số và giá trị so sánh không cần dấu ngoặc kép, nhưng trong trường hợp điều kiện so sánh với các hàm xử lý chuỗi Left, Right, Mid sẽ cần dấu ngoặc kép.

Vì hàm xử lý chuỗi sẽ trả về kết quả là kí tự (Text) nên khi thêm dấu ngoặc kép vào số sẽ đổi từ dạng Number thành Text. Hoặc nếu bạn không sử dụng dấu ngoặc kép với số, hãy thêm hàm Value vào trước các hàm Left, Right, Mid để nó đổi từ dạng Text thành Number.

Như vậy là thông qua 3 ví dụ các bạn đã biết về Hàm If điều kiện chữ và số như thế nào rồi, hãy chia sẽ hoặc để lại bình luận dưới bài viết này. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết, bạn có thể tham khảo các bài viết các hàm cơ bản trong Excel khác tại mục Excel cơ bản hoặc tham khảo khóa học Excel online tại Học Office.

Liên hệ ngay với Học Office

• Số điện thoại: 0399162445
• Địa chỉ: Số 36, Đường Phạm Dùng, An Hồng, An Dương, Hải Phòng
• Email: hocofficecom@gmail.com
• Website: https://hocoffice.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/hocofficetl
• Google maps: https://goo.gl/maps/iWnK4DFBRq4XVp9B8
• Hastag: #hocoffice, #học_office, #hocofficecom, #excel, #word, #powerpoint, #congnghe, #phancung, #phanmem, #thuthuat