Cách sử dụng hàm If trong Excel, hàm if lồng nhiều điều kiện

Hàm if trong Excel là hàm logic có điều kiện, có thể lồng ghép được rất nhiều các điều kiện để dễ dàng xử lý các tác vụ so sánh khác nhau. Bài viết này Học Office hướng dẫn các bạn cách sử dung hàm if hiệu quả cùng với các ví dụ thực tế.

Định nghĩa hàm if là gì?

Hàm ifhàm điều kiện dùng để so sánh giá trị này với giá trị kia, “Nếu – thì“, hàm trả về kết quả là TRUE(Đúng) nếu điều kiện là TRUE và ngược lại là FALSE(Sai) nếu điều kiện là FALSE.

Hàm If có thể có một điều kiện hoặc nhiều điều kiện, sử dụng hàm AND, OR để kết hợp nhiều điều kiện nhưng chắc chắn sẽ chỉ có hai giá trị trả về là TRUEFALSE. IF trong tiếng anh là “Nếu“, khi dịch xuôi công thức sẽ là Nếu “Điều kiện so sánh A” thì TRUEđiều kiện so sánh A đúng ngược lại FALSEđiều kiện so sánh A sai.

Nếu nhìn vào lý thuyết, bạn có thể sẽ khó hình dung, bây giờ bạn hãy liên tưởng tới một ví dụ nhỏ này: “Nếu ngày mai trời mưa thì tôi không đi làm.“. Phân tích câu ví dụ ta được:

  • Nếu – IF
  • Ngày mai trời mưa: Điều kiện trời ngày mai bằng mưa (Chưa biết thời tiết ngày mai có mưa hay không nhưng sẽ có 2 kết quả)
  • Tôi không đi làm: Đây là điều kiện đúng (TRUE) nếu trời mưa xảy ra còn không thì “Tôi đi làm

Công thức hàm if

Công thức hàm if
Công thức hàm if

=IF(Logical_test, Value_if_true,Value_if_false)

Trong đó:

  • Logical_test: Điều kiện so sánh gồm các giá trị được so sánh bằng các toán tử lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, khác
  • Value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện là TRUE (Đúng)
  • Value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện là FALSE (Sai)

Công thức hàm if gồm 3 thành phần chính trong đó phần “Logical_test” – Điều kiện so sánh là phần khá quan trọng vì nó quyết định kết quả trả về là đúng hoặc sai. Dưới đây là bảng các toán tử so sánh trong hàm này, các bạn có thể tham khảo.

STTToán tử so sánhÝ nghĩaVí dụ
1= (dấu bằng)BằngA1=C1
2> (dấu lớn hơn)Lớn hơnA1>C1
3< (dấu nhỏ hơn)Nhỏ hơnA1 < C1
4>= (dấu lớn hơn hoặc bằng)Lớn hơn hoặc bằngA1>=C1
5<= (dấu nhỏ hơn hoặc bằng)Nhỏ hơn hoặc bằngA1<=C1
6<> (dấu khác)KhácA1<>C1

Cách sử dụng hàm if hiệu quả

Các bước dùng hàm này cần nhất vẫn là phân tích bài toán. Mình sẽ cho các ví dụ từ cơ bản rồi nâng cao dần lên, các bạn có thể tải các ví dụ về rồi cùng thực hành nhé.

Link tải ví dụ trên Google Drive: Ví dụ hàm if

Ví dụ 1: Tính tiền hỗ trợ và lệ phí thi của các sinh viên

ví dụ 1 hàm if
ví dụ 1 hàm if

Ở ví dụ này các bạn cần phân tích bài toán trước khi vào làm, cần xác định được các  thành phần cần đưa vào công thức là gì. Chúng ta sẽ phân tích ở câu số 1 trước nhé:

  • Điều kiện: Loại HV = “SV TL
  • Giá trị trả về khi đúng: Hỗ trợ 50000
  • Giá trị trả về khi sai: 0

Khi xác định được 3 thành phần trên, bắt đầu chúng ta sẽ đi ghép thành công thức hoàn chỉnh.

ví dụ 1 hàm if câu 1
ví dụ 1 hàm if câu 1

Công thức sẽ là: =IF(E2=”SV TL”,50000,0)

Chúng ta sẽ tiếp tục phân tích câu số 2 như sau:

  • Điều kiện: kiểu học = “H
  • Giá trị trả về khi đúng: lệ phí thi = 500000
  • Giá trị trả về khi sai: lệ phí thi = 300000

Và tiếp tục ghép vào công thức hoàn chỉnh điền vào như sau:

ví dụ 1 hàm if câu 2
ví dụ 1 hàm if câu 2

Công thức hàm if là: =IF(G2=”H”,500000,300000)

Lưu ý: Đối với giá trị dạng số nằm trong điều kiện hay nằm trong giá trị trả về của 2 thành phần đằng sau thì đều phải đặt trong dấu ngoặc kép. Còn với dạng số không cần để trong dấu ngoặc kép.

Kết quả của 2 câu trong ví dụ 1:

kết quả ví dụ 1
kết quả ví dụ 1

Hàm if lồng là gì?

Đối với các bạn đang đi làm sử dụng tin học văn phòng thì có lẽ rất ít khi để ý tới hàm này. Vậy hàm if lồng là gì? là một biểu thức có nhiều điều kiện tối thiểu 2 điều kiện và các điều kiện này nối tiếp nhau, thường gặp trong các bài dạng chia khoảng.

=IF(Logical_test, Value_if_true,Value_if_false)

  • Một câu lệnh IF giải quyết được 2 trường hợp
  • N câu lệnh IF sẽ giải quyết được n+1 trường hợp nếu sử dụng các hàm if lồng nhau và các biểu thức phải loại trừ nhau và vét cạn mọi trường hợp có thể xảy ra
  • Cách phân tích khi có 2 trường hợp đó là vẽ sơ đồ

Các bước làm biểu thức IF lồng

Các bạn mới làm quen với hàm trong Excel hãy làm theo các bước sau đây để làm dạng bài toán này nhé:

  1. Xác định các mốc thời gian
  2. Vẽ sơ đồ chia khoảng và có giá trị trả về khi đúng tương ứng mỗi khoảng
  3. Lấy mốc thời gian bé nhất hoặc lớn nhất làm điều kiên đầu
  4. Viết công thức
  5. Trường hợp cuối cùng không cần cho vào điều kiện mà ghi luôn giá trị trả về

Đó là 5 bước rất quan trọng để các bạn làm bài tập dạng này, sau này khi dần quen thì các bạn chỉ cần vẽ sơ đồ là có thể làm được rồi.

Ví dụ 2: Tính tiền hỗ trợ của các bạn sinh viên

ví dụ 2 hàm if lồng trong excel
ví dụ 2 hàm if lồng trong excel

Đối với dạng bài toán chia khoảng như thế này chúng ta sẽ phải vẽ sơ đồ trước khi tiến hành phân tích bài toán. Xác định được 3 mốc là trước năm 1990, trong khoảng năm 1990 đến 1992sau năm 1992.

vẽ sơ đồ ví dụ 2 hàm if lồng
vẽ sơ đồ ví dụ 2 hàm if lồng

Lý thuyết hàm if nếu có n trường hợp thì sẽ có n-1 câu lệnh, ở đây có 3 trường hợp sẽ là 2 câu lệnh. Vì sao lại vậy? Chúng ta bắt đầu viết công thức và mình sẽ giải thích cho bạn hiểu.

  • Trường hợp 1: Sinh viên sinh trước năm 1990 thì hỗ trợ -50000
    Công thức: IF( Năm sinh < 1990, -50000,
  • Trường hợp 2: Sinh viên sinh trong khoảng năm 1990 đến năm 1992 thì hỗ trợ 100000
    Công thức: IF(Năm sinh <= 1992, 100000,
  • Trường hơp 3: Sinh viên sinh sau năm 1992 thì không hỗ trợ
    Công thức: 0

Bạn có thể thấy trường hợp thứ 3 chỉ trả về kết quả là 0 và cũng là điều kiện cuối cùng nên 3 trường hợp chỉ có 2 câu lệnh là đúng. Mình tách các trường hợp ra rồi viết công thức để các bạn dẽ hình dung hơn. Sau đó rồi mới ghép thành công thức hoàn chỉnh, công thức sẽ như sau:

công thức ví dụ 2 hàm if lồng
công thức ví dụ 2 hàm if lồng

Công thức là: =IF(YEAR(D2)<1990,-50000,IF(YEAR(D2)<=1992,100000,0))

Công thức này phần điều kiện để lấy được năm các bạn thêm hàm Year tham chiếu vào ô ngày sinh rồi so sánh với các năm theo mốc. Giải thích ở câu lệnh thứ 2 vì sao lại không có điều kiện năm sinh phải lớn hơn hoặc bằng 90 là vì ở điều kiện 1 đã có nhỏ hơn 1990 rồi. Nên ở điều kiện ra nó sẽ tính sẵn cho chúng ta là từ năm 1990 trở đi rồi.

Với 2 câu lệnh IF giải quyết được 3 trường hợp quá tuyệt vời phải không nào! Các bạn cứ tuân thủ theo các bước mình đã vẽ ra thì sẽ đạt đưuọc kết quả như mong muốn. Chúng ta sẽ tiếp sang ví dụ 3 hàm IF lồng để luyện tập tiếp nào.

Ví dụ 3: Điền cột xếp hạng dựa vào điểm trung bình

ví dụ 3 hàm if lồng
ví dụ 3 hàm if lồng

Ví dụ 3 này chúng ta thấy ngay được 4 trường hợp, như vậy có n-13 câu lệnh, chúng ta sẽ vẽ sơ đồ để phân tích bài toán.

Vẽ sơ đồ ví dụ 3 hàm if lồng
Vẽ sơ đồ ví dụ 3 hàm if lồng

Nhìn vào sơ đồ vẽ phía trên, chúng ta sẽ nháp các trường hợp phía bên dưới:

  • Trường hợp 1: Điểm trung bình <5 thì kém
    Công thức: =IF(ĐTB<5,”Kém”,
  • Trường hợp 2: Điểm trung bình từ 5-7 thì trung bình
    Công thức: =IF(ĐTB<7, “Trung bình”,
  • Trường hợp 3: Điểm trung bình 7-9 thì khá
    Công thức: =IF(ĐTB<9,”Khá”,
  • Trường hợp 4: Điểm trung bình >9 thì Giỏi
    Công thức: “Giỏi”
công thức ví dụ 3 hàm if lồng
công thức ví dụ 3 hàm if lồng

Công thức: =IF(AVERAGE(G4:I4)>9,”Tốt”, IF(AVERAGE(G4:I4)>=7,”Khá”,IF(AVERAGE(G4:I4)>=5,”Trung bình”,”Kém”)))

Bạn nào chưa quen gộp công thức hàm if lồng tính trung bình để so sánh thì thêm một cột phụ “Điểm trung bình” để dễ thêm điều kiện. Và kết quả của ví dụ 3 là:

kết quả ví dụ 3 hàm if lồng
kết quả ví dụ 3 hàm if lồng

Ví dụ 4: Tính tiền hỗ trợ của các sinh viên

Ví dụ 4 hàm if lồng
Ví dụ 4 hàm if lồng

Ví dụ này sẽ khó hơn so với 2 ví dụ trên, nên các bạn cần vẽ sơ đồ để xác định tất cả các trường hợp.

Vẽ sơ đồ ví dụ 4 hàm if lồng
Vẽ sơ đồ ví dụ 4 hàm if lồng

Như vậy là có 7 trường hợp cần dùng 6 câu lệnh IF, thuộc loại so sánh 2 tiêu chí gồm Năm sinhloại HV. Chúng ta cũng chia khoảng theo năm và lồng thêm điều kiện loại HV vào mỗi khoảng. Cùng mình phân tách công thức như bên dưới nhé:

  • Trường hợp 1: Năm sinh trước 1990 không hỗ trợ
    Công thức: =IF(Năm sinh < 1990,0,
  • Trường hợp 2: Năm sinh trong khoảng 1990-1992 là SV TL hỗ trợ 100000, SV khác hỗ trợ 50000, Đi làm 0
    Công thức: IF(Năm sinh < 1992,if(loại HV=”SV TL”, 100000,if(loại HV=”SV khác”,50000,0)
  • Trường hợp 3: Năm sinh sau năm 1992 là SV TL hỗ trợ 50000, SV khác hỗ trợ 20000, Đi làm 0
    Công thức: IF(loại HV=”SV TL”,50000,if(loại HV=”SV khác”,20000,0)

Ghép vào công thức ta sẽ được như sau:

công thức ví dụ 4 hàm if lồng
công thức ví dụ 4 hàm if lồng

Các bạn lấy năm bằng cách dùng hàm Year từ cột “Ngày sinh” rồi lồng vào công thức, đối với bạn mới thì thêm cột phụ “Năm sinh” nữa nhé. Và kết quả của ví dụ 4 này là:

kết quả ví dụ 4 hàm if lồng
kết quả ví dụ 4 hàm if lồng

Hàm IF – Các lỗi thường gặp

  • Giá trị so sánh trong biểu thức logic tham chiếu tới một ô trong bảng chính
  • Giá trị so sánh trong biểu thức logic khác giá trị chứa trong ô so sánh
  • Hàm IF thiếu tham số cuối cùng
  • Biểu thức logic trong các câu lệnh IF lồng nhau không vét cạn các trường hợp
  • Thừa câu lệnh IF: Có 3 trường hợp dùng cả 3 câu lệnh IF
  • Dấu phân cách giữa các tham số

Giá trị so sánh trong biểu thức logic tham chiếu tới một ô trong bảng chính

Yêu cầu: Nếu là sinh viên Thăng Long thì hỗ trợ 100.000

Công thức: =IF(E6=$E$6,100000,0)

các lỗi thường gặp hàm if
các lỗi thường gặp hàm if

Công thức trên cho kết quả đúng nhưng không phải luôn đúng. Hãy hình dung khi bạn sắp xếp (Sort) bảng dữ liệu thì ô E6 không còn chứa giá trị “SV TL” như hiện nay nữa nên công thức trên sẽ sai.

GIải pháp: dùng chuỗi tự nhập hoặc copy giá trị của ô E6, biểu thức logic của hàm trên sửa lại thành E6=”SV TL”

Giá trị so sánh trong biểu thức logic khác giá trị chứa trong ô so sánh

Yêu cầu: Nếu là sinh viên Thăng Long thì hỗ trợ 100.000

Công thức: =IF(E6=”SV TL “,100000,0)

các lỗi thường gặp hàm if 1
các lỗi thường gặp hàm if 1

Công thức sai bởi vì:

  • Ô E6 chứa “SV TL” chứ không phải “SV TL” – thừa dấu trống ở cuối
  • Đôi khi bạn nhìn thấy 2 chuỗi giống hệt nhau nhưng thực chất lại được nhập từ 2 bảng mã khác nhau thì khi so sánh cũng không bằng nhau

Giải pháp: Copy giá trị của ô so sánh vào công thức

Biểu thức logic trong các câu lệnh hàm IF lồng nhau không vét cạn các trường hợp

Yêu cầu: Nếu là sinh viên Thăng Long thì hỗ trợ 100.000, SV khác hỗ trợ 50.000

Công thức: =IF(E6=”SV TL”, 100000,50000)

các lỗi thường gặp hàm if 2
các lỗi thường gặp hàm if 2

Công thức sai bởi vì: Loại HV ở đây có 3 giá trị, trường hợp học viên “Đi làm” không được nhắc đến trong YC nhưng được ngầm hiểu là không Hỗ trợ.

Giải pháp: YC trên cần dùng 2 câu lệnh IF

Thừa câu lệnh IF: Có 3 trường hợp dùng 3 câu lệnh IF

Yêu cầu:

  • Nếu là SV Thăng Long thì hỗ trợ 100.000
  • Nếu là SV khác hỗ trợ 50.000
  • Nếu Đi làm thì không hỗ trợ

Công thức: =IF(E6=”SV TL”,100000,IF(E6=”SV khác”, 50000,IF(E6=”Đi làm”,0)))

các lỗi thường gặp hàm if 3
các lỗi thường gặp hàm if 3

Kết quả có thể đúng nhưng vẫn là sai:

  • Hàm IF cuối cùng thiếu tham số
  • Ở đây chỉ có 3 trường hợp nên chỉ cần dùng 2 câu lệnh IF lồng nhau -> thừa 1 câu lệnh IF -> thể hiện không hiểu bản chất câu lệnh IF

Dấu phân cách giữa các tham số

Yêu cầu: Nếu là sinh viên Thăng Long thì hỗ trợ 100.000

Công thức:

  • =IF(E6=”SV TL”,100000,0)
  • =IF(E6=”SV TL”;100000;0)

Thông thường máy tính sử dụng dấu “,” để phân cách các tham số trong hàm. Tuy nhiên, một số máy tính lại được thiết lập dấu “,” để phân cách tham số. Khi đó nếu bạn dùng dấu phân cách là dấu “,” thì máy sẽ báo lỗi.

Giải pháp: Nhập công thức từ hộp thoại thay vì gõ trực tiếp. Máy sẽ tự thêm dấu phân cách và dấu ngoặc.

Bài tập hàm if cơ bản và nâng cao

Với các ví dụ trên các bạn có thể biết cách dùng hàm rồi nhưng để thành thạo thì các bạn cần làm thêm bài tập để rèn luyện. Mình đã soạn sẵn các bài tập từ cơ bản đến nâng cao bằng link Google Drive. Các bạn có thể tham khảo khóa học Excel online để có thể thành thạo kỹ năng Excel, tăng 200% năng suất công việc.

Link tải bài tập Google Drive: Bài tập hàm IF

Trên đây là bài viết của Học Office về hàm IF mình muốn gửi tới các bạn, còn rất nhiều hàm kết hợp với hàm IF để các bạn có thể tham khảo, xem tại mục Excel cơ bản. Hi vọng đã giúp các bạn hiểu thêm về cách sử dụng, các lỗi khi gặp phải và cách sửa lỗi. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết! Nếu thấy hay hãy chia sẻ tới các bạn khác hoặc có thể để lại bình luận phía bên dưới nếu có thắc mắc nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.