Quản Lý Kho bằng File Excel đơn giản, dễ sử dụng (Phần 2)

Quản lý kho trong công ty hay một shop đều đòi hỏi bạn cần phải có nghiệp vụ cũng như phải hiểu được quy trình quản lý kho như thế nào. File Excel quản lý kho do Học Office tạo ra nhằm giúp cho các bạn quản lý kho hiệu quả đặc biệt là phần tồn kho.

Như vậy là trong bài viết trước mình đã giới thiệu quản lý kho là gì? Quy trình vận hành 5 bước như thế nào. Trong bài viết này mình sẽ giải thích về các phần mình code VBA trong file quản lý kho.

Các bạn chưa đọc bài viết trước có thể tham khảo Quản lý kho bằng Excel (Phần 1) để tìm hiểu về quản lý kho và quy trình quản lý kho cũng như lợi ích trước nhé.

Ở cuối bài viết này mình có video hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng file Quản lý kho bằng file Excel kèm File Excel quản lý kho. Các bạn có thể đọc các bài viết của mình trong chuyên mục Excel cơ bản.

Đọc thêm:

Giới thiệu về file Excel Quản Lý Kho

File Quản lý kho của mình viết bằng code VBA và hướng tới những người đang quản lý kho trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, shop nhỏ. Nhằm hỗ trợ quản lý, kiểm kê tốt nhất và đơn giản nhất có thể.

Quản lý kho là công việc cần thiết và quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh. Hiện nay, quản lý kho bằng File Excel  là sự lựa chọn hàng đầu và tiết kiệm.

Báo cáo thống kê trong quản lý kho bằng VBa excel
Báo cáo thống kê trong quản lý kho bằng VBa excel

Các chức năng trong file quản lý kho

  • Tạo phiếu nhập, xuất tự động (Giới hạn 10.000 phiếu nhập, 10.000 phiếu xuất)
  • Tạo Danh mục đồ dùng (Giới hạn 100.000 danh mục)
  • Giao diện chính đầy đủ thông tin xuất nhập tồn, hạn sử dụng chính xác
  • Tra cứu thông tin sản phẩm, hàng hóa có trong kho
  • Xem và in ấn hàng loạt phiếu nhập, xuất
  • Xem và in ấn bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
  • Nhập liệu đơn giản, thuận tiện
  • Dễ dàng tra cứu những sản phẩm đã hết hạn, chuẩn bị hết hạn theo số lô
  • Tự động cập nhật tồn kho từ nhập kho và xuất kho
  • Lưu ảnh dưới dạng link tới thư mục, rất nhẹ

Vị trí lưu kho

Đây giống như một mô hình thu nhỏ của nơi lưu kho trong doanh nghiệp, shop. Nó thể hiện được số lượng tại vị trí nào là bao nhiêu, đã đầy hay đang trống.

Vị trí để đồ dùng trong kho
Vị trí để đồ dùng trong kho

Các bạn có thể tự đặt giới hạn cho từng vị trí trong kho và phân theo từng nhóm. Việc làm này sẽ giúp các bạn phân loại, xuất kho hay kiểm đếm rất dễ dàng.

Bảng Giới hạn số lượng trong kho
Bảng Giới hạn số lượng trong kho

Các bạn khi tải file quản lý kho bằng file excel này về có thể sửa giới hạn số lượng trên cột “Số lượng tối thiểu“. Số lượng thực tế sẽ tự động thay đổi mà bạn không cần can thiệp.

Danh mục đồ dùng

Phần này là việc làm đầu tiên của bạn khi bắt tay vào nhập hoặc xuất kho. Khi bạn thêm phần danh mục đồ dùng này trước đến khi bạn nhập kho hay xuất kho bạn chỉ cần chọn mã hàng từ danh mục đồ dùng là xong.

Danh mục đồ dùng trong quản lý kho
Danh mục đồ dùng trong quản lý kho

Việc của bạn là điền vào những mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tínhđơn giá. Các bạn khi thêm ảnh bằng form nhập liệu nó sẽ tự động chuyển đổi hình ảnh bằng link hình  ảnh. Điều này sẽ giúp cho file excel của bạn không bị nặng và tốc độ xử lý nhanh lên.

Form nhập liệu danh sách đồ dùng trong quản lý kho
Form nhập liệu danh sách đồ dùng trong quản lý kho

Trên form như các bạn đã thấy, có các chức năng như thêm sửa xóa, các bạn chỉ việc bấm chọn vào dòng dữ liệu bên dưới để sửa. Hoặc các bạn có thể thêm mới danh mục đồ dùng. Khi có hàng hóa hay đồ dùng đặt mua về muốn nhập kho thì các bạn thêm mới trước hoặc nếu đã có rồi thì các bạn sẽ thực hiện nhập kho trong phần dưới.

Nhập kho trong quản lý kho hàng

Quy trình 5 bước trong quản lý khonhập kho khi hàng hóa đưa vào kho cần có phiếu nhập. Và khi các bạn đã nhập danh mục đồ dùng bên trên thì bạn đã có thể sử dụng lại, kế thừa chúng.

Form nhập kho
Form nhập kho

Sau khi các bạn thêm sửa xóa giống như thêm sửa xóa trong “Danh mục đồ dùng” các bạn chú ý phần “Mã phiếu“. Nó rất quan trọng vì một mã phiếu sẽ có nhiều mã hàng nhưng một mã hàng không thể có nhiều mã phiếu được. Khi nhập mã phiếu các bạn phải xác định được các hàng hóa hay đồ dùng nhập vào là gì rồi thêm vào.

Sau khi thêm hoặc sửa xong thì các bảng sau sẽ được cập nhật:

Bảng dữ liệu nhập kho
Bảng dữ liệu nhập kho

Bảng dữ liệu nhập kho sẽ được cập nhật khi bạn thêm sửa xóa trong form nhập kho bên trên. Và khi bạn nhập kho thì các báo cáo cũng tự động cập nhật như “Đồ dùng, hàng hóa nhập nhiều nhất” hay “Top 10 đồ dùng nhập nhiều nhất tháng này“.

Đồ dùng, hàng hóa nhập nhiều nhất trong quản lý kho hàng
Đồ dùng, hàng hóa nhập nhiều nhất trong quản lý kho hàng

Báo cáo tự động này là Pivot Table, các bạn có thể thêm Pivot Chart để có thêm biểu đồ trực quan hơn hoặc “Insert Timeline” để báo cáo theo tháng, theo quý, hay theo năm.

Các bạn chưa biết về báo cáo động bằng Pivot Table có thể đăng kí khóa học Excel cơ bản đến nâng cao

Hoặc có thể học qua video của mình trên Youtube:

Xuất kho trong quản lý kho doanh nghiệp

Giống như nhập kho, xuất kho cũng sẽ có bảng dữ liệu khi các bạn dùng thao tác thêm sửa xóa trên form.

Bảng dữ liệu xuất kho
Bảng dữ liệu xuất kho

Có một điều rất hay ở đây là mình đã bẫy lỗi trong xuất kho khi các bạn điền số lượng xuất kho nó sẽ dựa vào số lượng có sẵn trong kho để báo lỗi. Nếu các bạn nhập số lượng lớn hơn số lượng có sẵn trong kho nó sẽ thông báo vượt quá số lượng đồ dùng trong kho.

Điều này sẽ giúp người quản lý kho nắm bắt được số lượng tồn kho hiện tại để cân đối trong việc xuất kho.

Form xuất kho trong quản lý kho
Form xuất kho trong quản lý kho

Các bạn có thể xem trong video để thấy nó thông báo lỗi nhập vào số lượng vượt quá số lượng có sẵn trong kho.

Xuất kho trong quản lý kho doanh nghiệp hay còn gọi là số lượng lĩnh đồ dùng từ các bộ phận trong công ty. Để theo dõi xem số lượng các bộ phận lĩnh trong một tháng là bao nhiêu, đồ dùng nào lĩnh nhiều nhất, bộ phận nào lĩnh đồ nhiều nhất. Điều này sẽ giúp cho người quản lý kho phân tích và cân đối được lượng đồ dùng, sản phẩm mua vào, tích trữ trong kho.

Báo cáo quản lý kho bằng vba excel
Báo cáo quản lý kho bằng vba excel

Tồn kho trong quản lý kho

Tồn kho trong file excel quản lý kho sẽ tự động cập nhật khi bạn thêm sửa xóa từ nhập kho và xuất kho. Giảm tải được công việc làm bằng excel không sử dụng VBA là các bạn sẽ phải cộng hoặc trừ nhập kho và xuất kho rồi mới dùng công thức để  điền vào tồn kho.

Bảng tồn kho trong quản lý kho
Bảng tồn kho trong quản lý kho

Phiếu nhập, phiếu xuất

Nếu như trước đây các bạn quản lý kho sẽ phải tính toán thủ công, lập phiếu thủ công mất rất nhiều thời gian thì bây giờ việc các bạn cần làm là chọn mã phiếu là xong.

Trong phần nhập kho, xuất kho mình có nói đến mã phiếu, mỗi một mã phiếu sẽ có thể có một hoặc nhiều mã hàng. Phiếu nhập, xuất viết bằng VBA làm giảm thời gian, tăng tính kịp thời cho những bạn đang quản lý kho trong doanh nghiệp.

Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sẽ tự động nạp dữ liệu lấy từ nhập kho khi bạn chọn mã phiếu.

Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho

Tương tự thì các bạn cũng chỉ cần chọn mã phiếu trong xuất kho, mẫu phiếu nhập kho, xuất kho các bạn có thể tải đường link phía dưới:

Sắp xếp phân loại nhóm hình ảnh trong quản lý kho

File Excel Quản lý kho không sử dụng VBA  các bạn chèn hình ảnh vào trực tiếp sẽ gây ra nặng file. Dù là dung lượng ảnh thấp nhưng tương lai chắc chắn sẽ gây nặng file, mở rất lâu. Trong file Excel quản lý kho của mình đã chuyển đổi hình ảnh trực tiếp bằng đường link của thư mục.

Trong file của mình sẽ chia làm nhiều nhóm hình ảnh khác nhau để khi quản lý rất dễ dàng, không bị loạn.

Nhóm hình ảnh thư mục đồ dùng trong quản lý kho
Nhóm hình ảnh thư mục đồ dùng trong quản lý kho

Khi mở form lên thì hình ảnh cũng sẽ được load lên form, tự động co dãn, tốc độ xử lý file cũng được nâng cao.

Đồ dùng điện trong kho doanh nghiệp
Đồ dùng điện trong kho doanh nghiệp

Báo cáo kiểm kê

Phần cuối này là phần báo cáo, thống kê để có thể có cái nhìn bao quát nhất đối với khối lượng hàng hóa, đồ dùng được nhập, xuất, tồn.

Trong file quản lý kho Excel của mình sẽ có những báo cáo sau đây:

Báo cáo thống kê trong quản lý kho
Báo cáo thống kê trong quản lý kho
  • Sản phẩm, đồ dùng lĩnh nhiều nhất trong tháng, quý, năm
Báo cáo quản lý kho bằng vba excel
Báo cáo quản lý kho bằng vba excel
  • Top 10 đồ dùng nhập, xuất nhiều nhất
  • Sản phẩm, đồ dùng chuẩn bị hết hạn
Sản phẩm chuẩn bị hết hạn - quản lý kho
Sản phẩm chuẩn bị hết hạn – quản lý kho
  • Sản phẩm, đồ dùng đã hết hạn
Sản phẩm đã hết hạn - quản lý kho
Sản phẩm đã hết hạn – quản lý kho
  • Thống kê số lượng, biểu đồ số lượng đồ dùng các bộ phận lĩnh
  • Vị trí lưu kho đang trống, gần hết chỗ và hết chỗ
Vị trí lưu kho đang trống
Vị trí lưu kho đang trống

Video hướng dẫn sử dụng file quản lý kho bằng VBA Excel

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn toàn bộ chức năng của file excel quản lý kho trong doanh nghiệp, shop. Nhớ like fanpage cũng như đăng kí kênh Youtube của mình ở phía bên tay phải bài viết để mình có động lực ra tiếp nhé.

Link file Excel quản lý kho bằng VBA: Quản lý kho bằng VBA Excel cực chi tiết

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!

2 thoughts on “Quản Lý Kho bằng File Excel đơn giản, dễ sử dụng (Phần 2)

  1. Pingback: Quản Lý Kho bằng VBA Excel đơn giản, dễ sử dụng (Phần 1)

  2. Pingback: Hàm vlookup là gì? Cách dùng hàm Vlookup trong Excel như thế nào?

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.