Quản Lý Kho Bằng File Excel Đơn Giản, Dễ Sử Dụng (Phần 1)

Quản lý kho là một công việc khá là vất vả cho người chủ shop, thủ kho kể cả trong hay ngoài công ty. Do đó, file Excel quản lý kho của mình sẽ giúp các bạn quản lý hàng tồn kho, quản lý kho hiệu quả. Trước tiên, các bạn cần phải biết về các quy trình quản lý kho như thế nào? công việc quản lý ra sao.

Khi cửa hàng hay doanh nghiệp phát triển theo từng ngày thì số lượng hàng hóa trong kho cũng sẽ tăng cao. Do đó cần phải kiểm soát số lượng ra vào của kho nếu không sẽ thất thoát hàng hóa và tiền của.

Quản lý kho hàng một cách hiệu quả là bài toán nhức nhối và là nỗi trăn trở của các doanh nghiệp. Bài viết này là một trong số tuyển tập bài viết về quản lý kho và phần mềm mình viết bằng VBA Excel.

Một ngôn ngữ lập trình do Microsoft tích hợp để phát triển riêng cho các nhà phát triển như mình. Xuyên suốt các bài viết là cách thức, phương pháp và giải thích phần mềm của mình. Hãy cùng Học Office tìm hiểu ngay bây giờ nhé!

Từ từ đã, ở đây các bạn cần phải hiểu rõ về thứ bạn đang muốn tìm kiếm ở đây. Bài viết này của mình là tìm hiểu và phân tích về quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp và shop chứ không phải quản lý kho bán hàng trong doanh nghiệp và shop.

Các bạn cần phải phân biết được 2 chủ đề này, bài viết về quản lý kho bán hàng trong doanh nghiệp và shop mình sẽ giới thiệu cho các bác vào bài viết sau.

Đọc thêm:

• Bảng chấm công Excel

Quản lý kho là gì?

Khái niệm kho

Đầu tiên khi nhắc đến quản lý kho chúng ta cần phải hiểu khái niệm về kho là gì. Kho là nơi lưu trữ, chứa đựng, bảo quản tất cả các loại hàng hóa, vật tư của tổ chức, doanh nghiệp,… Tại các kho hàng, hàng tồn liên tục được kiểm kê và hoạt động xuất nhập kho diễn ra thường xuyên, nhằm cung ứng sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng.

Hàng tồn kho có trong kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/ linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…

Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.

Vậy Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, kiểm kê, chuyển kho…Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn, shop có nhiều chi nhánh hầu như đã dùng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tiết kiệm nguồn lực, chi phí, tăng hiệu quả quản lý. Các công ty nhỏ hơn, chủ shop không chú trọng đến các hệ thống, phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp có thể quan tâm đến quản lý kho xuất nhập tồn bằng VBA Excel vừa tiện lợi, đơn giản dễ sử dụng.

Quy trình quản lý kho chuyên nghiệp

Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình quản lý kho hàng? Bởi vì nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây ảnh hưởng và đem lại hậu quả lớn trong doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, để lưu thông hàng hóa được tốt nhất.

Quy trình quản lý kho đươc hiểu là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong kho đã được cửa hàng quy định và các nhân viên phải tuân theo những quy định đó.

Quy trình này sẽ giúp người thực hiện công việc quản lý kho bãi nắm các bước cần tiến hành và phải làm ra sao. Quy trình quản lý kho sẽ gồm 5 bước như dưới đây:

Tiến trình 1: Quản lý thông tin hàng hóa – danh mục đồ dùng

Mỗi một mặt hàng sẽ có những mã hàng khác nhau và được lưu trong sổ sách của cửa hàng. Người quản lý sẽ dựa trên thông tin từng mã hàng để thiết lập danh mục hàng hóa nhằm dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc quản lý.

Ví du như thiết lập mã hàng, tên sản phẩm, hình ảnh, quy cách, đặc tính của sản phẩm, giá thành,…

Việc tạo danh mục đồ dùng, thông tin hàng hóa là việc rất quan trọng để khi tạo nhập kho hoặc xuất kho chúng ta đã có sẵn danh mục đồ dùng, thông tin.

Tiến trình 2: Nhập kho

Nhập kho là bước quan trọng trong quy trình quản lý kho và được xem là bước quan trọng nhất trong việc hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả và quản lý tồn kho kịp thời chính xác nhất.

Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận các chứng từ liên quan và tiến hành kiểm hàng. Bao gồm những thứ liên quan như sau:

• • Kích thước, khối lượng tối đa của 1 kiện hàng
  • Số lượng sản phẩm có trong 1 kiện hàng
  • Vị trí dán nhãn và các thông tin quan trọng, cần có trên nhãn

Để đảm bảo thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Nếu không thực hiện nghiêm túc, khả năng dẫn đến việc nhập kho sai là rất cao, dẫn đến ảnh hưởng tới các bước tiếp theo.

Việc nhập kho càng kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn dễ dàng lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, hư hại, tránh được thiệt hại cho cửa hàng sau này.

Một điều đáng chú ý trong phần nhập kho này đó là Hạn sử dụng của sản phẩm. Vì sao lại vậy? Giống như các món hàng bạn mua ngoài quán các bạn sẽ quan tâm đến hạn sử dụng xem còn bao nhiêu ngày, hay hết hạn hay chưa. Thì trong doanh nghiệp cũng vậy, việc quản lý thêm hạn sử dụng sẽ đảm bảo tốt công tác quản lý sản phẩm nào trong kho đã hết hạn sử dụng hay chưa.

Ví dụ như một số công ty tích trữ sản phẩm đóng hộp đồ ăn cần hạn sử dụng nó sẽ giúp ích rất nhiều cho việc quản lý tránh lãng phí. Sau đó các bạn sẽ lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch theo đung thủ tục. Các bạn có thể tải phiếu nhập kho

Cuối cùng thì người quản lý kho sẽ cập nhật số lượng hàng hóa có trong kho khi thực hiện các giao dịch thành công.

Tiến trình 3: Xuất kho

Căn cứ vào yêu cầu xuất kho từ các bộ phận, cá nhân, người quản lý kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Kiểm tra mã hàng, tên hàng, quy cách có trùng khớp hay có tồn tại trong kho hay không. Để có thể tổng hợp được báo cáo sau này, chúng ta cần chú ý:

• • Mã hàng, tên hàng, quy cách, ngày xuất kho, tình trạng sản phẩm khi xuất kho.
  • Vị trí các bạn xuất kho từ đâu, số lượng là bao nhiêu để đảm bảo cập nhật số lượng từ kho nào nhanh chóng, chi tiết.

Sau khi đã kiểm tra, xác định xong các bạn sẽ thực hiện lập phiếu xuất kho giống như nhập kho. Bên cạnh đó nhân viên quản lý kho cần lập thống kê xuất kho để dễ dàng theo dõi và kiểm soát. Các bạn có thể tải phiếu xuất kho.

Khi lệnh xuất kho đã được thông qua ban lãnh đạo, bộ phận kế toán sẽ làm phiếu xuất kho và được chuyển xuống thủ kho để xuất hàng hóa. Căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu, vị trí và lô hàng cụ thể mà thủ kho cũng như những nhân sự khác có thể tiến hành một cách chính xác nhưng lô hàng cần xuất.

Việc xuất kho nếu không quản lý chặt chẽ sẽ gây thất thoát hàng hóa, đồ dùng trong công ty. Ảnh hưởng về tiền của cũng như công sức khi nếu bị thất thoát dẫn đến phải kiểm kê kho mất rất nhiều thời gian.

Tiến trình 4: Báo cáo tồn kho

Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho.

Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, tính hợp lý và phù hợp.

• • Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
  • Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)
  • Báo cáo vượt/ dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/ nhập hàng phù hợp.
  • Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
  • Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.

Để quản lý được số lượng nhập – xuất – tồn kho bạn có thể quản lý bằng sổ sách, excel, các công ty lớn sẽ dùng phần mềm, hệ thống. Trong bài viết này thì mình sẽ hướng dẫn các bạn quản lý kho bằng Excel đơn giản mà tiện dụng.

Tất cả các đơn hàng, đồ dùng được xuất ra đều được ghi chép lại số liệu cụ thể từng chi tiết một. Thông qua các bộ phận thống kê và báo cáo trở lại ban giám đốc để nắm tình hình và ký xác nhận. Tất cả quy trình trên có thể thông qua các thẻ kho hoặc một số phương pháp hữu hiệu khác, ví dụ phần mềm quản lý kho…

Tiến trình 5: Kiểm kê kho

Quản lý kho cần tiến hành kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách. Điều này sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa không đáng có. Lập biên bản kiểm kho sau khi hoàn thành công việc kiểm kê.

Kiểm kê kho định kỳ được khuyến khích thực hiện 6 tháng 1 lần với mục đích: đảm bảo số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói, hạn sử dụng,…).

Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng, bạn phải có cách sắp xếp kho hàng một cách khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm…

Như vậy, trên đây mình đã cho các bạn hiểu về quy trình cũng như hiểu về quản lý kho là gì để các bạn có thể vận dụng quy trình vào trong công việc quản lý kho của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn đã có thể biết tại sao cần có quy trình quản lý kho rồi, mình xin liệt kê lại những cái lợi ích của nó mang lại.

Tại sao phải có quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp

Dưới đây là nhưng lợi ích tóm tắt của nó:

• • Giúp các hoạt động, vận hành trong kho được thực hiện một cách trơn tru, xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản lý kho, các khâu hay các bộ phận chỉ cần nắm rõ quy trình và tuân thủ thực hiện theo quy trình đã đề ra.
  • Giúp doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình nhập kho, số lượng hàng tồn trong kho. Chất lượng hàng hóa bằng những con số chính xác. Để từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp để phát triển.
  • Giúp người quản lý có thể yên tâm để thực hiện các công việc khác: Nếu quy trình quản lý kho được nghiêm ngặt, nhân viên nghiêm túc tuân thủ thực hiện các bước làm sẽ tạo ra tâm lý vững vàng cho người quản lý.
  • Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm được thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.
  • Tăng sự hài lòng của khách hàng: Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo tác phong làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, từ khâu tìm sản phẩm cho tới xuất sản phẩm.

Như vậy, trên đây mình đã giới thiệu làm rõ các vấn đề cũng như quy trình quản lý kho như thế nào. Để các bạn hiểu rõ hơn về cách thức vận hành quản lý kho hơn. Phần 2 mình sẽ giới thiệu tới các bạn phần mềm Học Office viết bằng VBA Excel rất dễ hiểu, đơn giản phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ ít kinh phí hay kinh phí nhỏ và các bạn muốn học về quản lý kho.

Các bạn có thể tham khảo các bài viết trong Excel cơ bản để học thêm về cách sử dụng các hàm. Hoặc tham khảo khóa học Excel online từ cơ bản tới nâng cao của Học Office.

Ủng hộ mình bằng cách like fanpage của mình và đăng kí kênh Youtube của mình nhé!

Link phần 2: Quản lý kho bằng Excel (Phần 2).

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết, bạn có thể tham khảo các bài viết các hàm cơ bản trong Excel khác tại mục Excel cơ bản hoặc tham khảo khóa học Excel online tại Học Office.

Liên hệ ngay với Học Office

• Số điện thoại: 0399162445
• Địa chỉ: Số 36, Đường Phạm Dùng, An Hồng, An Dương, Hải Phòng
• Email: hocofficecom@gmail.com
• Website: https://hocoffice.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/hocofficetl
• Google maps: https://goo.gl/maps/iWnK4DFBRq4XVp9B8
• Hastag: #hocoffice, #học_office, #hocofficecom, #excel, #word, #powerpoint, #congnghe, #phancung, #phanmem, #thuthuat