5 Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Bạn Cần Phải Nắm Vững

Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng khi làm việc, điều đánh giá đầu tiên của các nhà tuyển dụng chính là kỹ năng tin học các bạn có là gì. Hay nói cụ thể hơn là kỹ năng máy tính văn phòng của bạn đến đâu, ví dụ như kỹ năng về xử lý bảng biểu, dữ liệu trong Excel, kỹ năng soạn thảo văn bản trong Word,…

Vậy các kỹ năng máy tính văn phòng là gì? Các kỹ năng cần có gồm những gì? Bài viết này, Học Office sẽ giới thiệu tới các bạn các nội dung trên một cách chi tiết nhất. Trước tiên, bạn cần biết một số khái niệm cơ bản trước.

Mục lục bài viết

Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một mảng trong ngành công nghệ thông tin, nó được coi là trợ lý đắc lực xử lý các công việc hằng ngày của bạn trên văn phòng. Bộ công cụ hay phần mềm như: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Outlook,…

Nhắc tới tin học văn phòng là nhắc tới việc sử dụng máy tính trên văn phòng, nhiều bạn muốn học tin học văn phòng nhưng ngại khó, sợ mình không học được. Đừng lo lắng, không ai giỏi tin học văn phòng ngay cả, phải cần thời gian trau dồi và rèn luyện. Bạn có thể tham khảo các khóa học Excel online và khóa học Word online bên mình tự tin trong công việc.

Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng hay kỹ năng về máy tính văn phòng là các kỹ năng sử dụng các công cụ phần mềm văn phòng như Word, Excel, Powerpoint, Outlook,…Ngoài ra, còn có các kỹ năng sử dụng máy tính như các thao tác với thư mục, lưu trữ, xử lý các vấn đề máy tính cơ bản,…

Đọc thêm:

Thông qua các kỹ năng sử dụng máy tính hằng ngày của bạn có thể đánh giá bạn thành thạo máy tính hay chỉ biết ở mức cơ bản. Ví dụ như cách gõ phím trong soạn thảo văn bản Word, góc độ chuyên môn thì mình có thể thấy ngay được bạn là người có kỹ năng máy tính như thế nào.

Các kỹ năng tin học văn phòng cần phải có nếu muốn giỏi

Dưới đây sẽ là các kỹ năng tin học chi tiết mà các bạn đã và đang sử dụng tin học văn phòng muốn thành thạo:

Kỹ năng soạn thảo văn bản Word

Phần mềm Word là công cụ soạn thảo, trình bày văn bản được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, cho phép người dùng gõ văn bản, định dạng, chèn ảnh, trang trí, kẻ bảng, chèn biểu đồ,…Với các chức năng cơ bản như sau:

Soạn thảo văn bản, thao tác với file, định dạng văn bản: font chữ, màu chữ, cỡ chữ, gạch chân, chữ đậm, chữ nghiêng,…
Cài đặt trang in, in văn bản
Các thao tác chỉnh sửa, trình bày đoạn văn: chia cột, ngắt trang, trình bày nền trang, chỉnh sửa Header & Footer, đánh số trang,…
Chèn ký tự, ảnh, hình khối, chữ nghệ thuật đẹp mắt, chữ to đầu đoạn,…
Chèn biểu đồ, trộn thư, tạo mục lục, chèn bảng,…

Những tính năng trên chính là các kĩ năng bạn cần phải có để có thể xử lý chúng trên word. Đơn giản như bạn không biết cách cài đặt trang in như thế nào cho đúng chuẩn khi bạn in ra lề trang hẹp hoặc quá to thì sếp sẽ không đánh giá cao bạn.

Nên đối với Word, bạn cần học các kỹ năng này, tìm hiểu và thực hành nhiều hơn về Word. Bạn đã có bao nhiêu kỹ năng từ các mục chức năng như trên?

Kỹ năng xử lý dữ liệu, sử dụng thành thạo các hàm trong Excel

Phần mềm Excel là công cụ tính toán đặc biệt, được sử dụng phổ biến, cung cấp bởi Microsoft. Có chức năng xử lý dữ liệu, lập bảng biểu, trình bày, thống kê dữ liệu dưới dạng biểu đồ, lọc file. Excel có rất nhiều hàm hữu ích từ dễ tới khó để áp dụng vào công việc từng ngành nghề đòi hỏi tính toán phức tạp.

Các tính năng tích hợp trong Excel như:
Nhập dữ liệu trong bảng tính, định dạng cơ bản
Sử dụng các hàm, nhóm hàm: Hàm Logic, hàm thời gian, hàm xử lý chuỗi, hàm dò tìm,…
Định dạng có điều kiện, bắt lỗi, lọc dữ liệu,…
Vẽ biểu đồ, phân tích dữ liệu, báo cáo tổng hợp: Pivot table, consolidate, Slicer
In bảng tính và bảo vệ bảng tính

Giống như các kỹ năng khi sử dụng Word, bạn cũng cần phải có những kĩ năng như trên trong Excel để giỏi. Thành thạo các kĩ năng như trên không có cách nào khác ngoài học và thực hành rèn luyện hàng ngày.

Cái quan trọng nhất trong các tính năng trên kia đó là báo cáo tổng hợp dữ liệu. Vì nhập liệu rất đơn giản, nhưng báo cáo, phân tích dựa vào dữ liệu đã nhập lại là một chuyện khác.

Muốn thành thạo các kỹ năng trong Excel các bạn hãy học từ cách định dạng bảng tính, nhập liệu chuẩn, sau đó học các hàm theo chủ đề, rồi cuối cùng mới học báo cáo dữ liệu, thống kê.

Kỹ năng thuyết trình bằng Powerpoint

Phần mềm Powerpoint là phần mềm cho phép trình bày, thuyết trình báo cáo dưới dạng chữ, hình ảnh, video với các animation, motion đẹp và bắt mắt. Là một trong các công cụ giống như Word, Excel của Microsoft giúp trình chiếu báo cáo trong các buổi họp, kế hoạch.

Các chức năng của Powerpoint như sau:
Trình bày, vẽ biểu đồ, tạo hình khối, chèn bảng, hình ảnh
Chèn video, âm thanh, các hiệu ứng Animation và motion
Sử dụng công cụ thiết kế riêng slide master

Nhiều người nói Powerpoint không quan trọng, nhưng thực tế bạn làm ở các vị trí cần báo cáo tổng hợp hoặc lên kế hoạch sẽ thấy biết báo cáo bằng Powerpoint là một lợi thế. Trong các buổi họp, hay báo cáo, mình chắc chắn rằng mọi người sẽ chỉ chú ý đến hình ảnh hoặc video hơn là chỉ nhìn vào những bảng dữ liệu trên Excel.

Học Powerpoint để thuyết trình không khó, những cần có những kỹ năng nhất định như sau nếu muốn thuyết trình chuyên nghiệp:

Có các ý tưởng, lên kế hoạch bài thuyết trình
Sử dụng các hiệu ứng Animation, Effect trong bài thuyết trình
Chèn hình ảnh, video, hạn chế bảng biểu, hạn chế quá nhiều chữ

Kỹ năng gửi mail bằng Outlook hoặc một ứng dụng gửi mail

Trong bộ công cụ của Microsoft có một phần mềm gửi mail doanh nghiệp đó là Outlook. Phần mềm này rất hữu ích có thể chia các thư mục nhận gửi mail rất tốt, lưu trữ trên chính máy tính của bạn. Các kỹ năng của Outlook như sau:

Soạn thư, nhận thư
Thiết kế chữ kí thư
Các thao tác định dạng chèn ảnh video như Word, Excel
Chia thư mục cha và con, tạo các quy luật khi nhận mail
Tạo danh bạ mail, phân chia nhóm
Bảo mật Mail như chặn thư rác, thư có virus

Các kỹ năng của phần gửi mail này khá đơn giản, chỉ cần bạn biết gửi mail, nhận mail, ngoài ra còn sắp xếp tạo các thư mục khách hàng, bộ phận.

Muốn Kỹ năng tin học thành thạo cần phải làm gì?

làm thế nào thành thạo kỹ năng tin học văn phòng

Như các phần trên mình đã phân tích rất chi tiết qua 4 công cụ mà bạn sẽ tiếp xúc hằng ngày. Bạn cần rèn luyện, học cách sử dụng tất cả các công cụ phía bên trên hiệu quả nhất, bạn có thể tham gia các khóa học Word cơ bản tới nâng cao, khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao, khóa học về thuyết trình Powerpoint hay khóa học gửi mail Outlook.

Bên cạnh đó, bật mí cho các bạn 2 kỹ năng mà mình nghĩ trong quá trình làm việc đã đúc rút ra được đó là:

Soạn thảo văn bản bằng 10 ngón
Sử dụng thành thạo các phím tắt càng nhiều càng tốt

Vì sao lại là 2 kỹ năng này, đơn giản bởi vì các công việc hàng ngày của các bạn không có gì ngoài soạn thảo và nhập liệu nên muốn học gì thì học các bạn hãy học soạn thảo văn bản bằng 10 ngón trước.

Ý thứ 2 là sử dụng thành thạo các phím tắt là bởi vì nó đem lại hiệu suất công việc, đem lại sự chuyên nghiệp cho bạn. Bạn sẽ không phải loay hoay cầm chuột dò các chức năng có sẵn trên tab công cụ. Sử dụng thành thạo phím tắt đồng nghĩa với việc bạn đã biết được các nội dung mà nó mang lại.

Như vậy, muốn thành thạo các kỹ năng tin học bạn cần nhất vẫn là rèn luyện, học hỏi, có thể là học hỏi dần trong môi trường văn phòng, tiếp xúc và sử dụng máy tính nhiều hơn.

Ngoài các ý mình liệt kê như trên ra thì còn có các thao tác cơ bản khi sử dụng máy tính như:

Bật, mở, restart máy tính
Tạo các thư mục, tải, xóa các phần mềm
Dọn dẹp, sắp xếp các thư mục dữ liệu, phần mềm ngăn nắp

Đó là tất cả các kỹ năng tin học văn phòng mà mình đã đúc rút trong quá trình thực tế làm việc tại môi trường công sở. Bạn có thể tham khảo các khóa học phía dưới đây để có thể học các kỹ năng cần phải có trong tin học văn phòng.

Học Office – Đào tạo kỹ năng tin học văn phòng chất lượng

Kỹ năng tin học

Không giống với các trung tâm đào tạo tin học văn phòng khác, trung tâm Học Office không chỉ đào tạo các khóa học Word, Excel, Powerpoint cơ bản mà còn có cả dạy các kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng sử dụng máy tính, tin học bài bản nhất.

Thông tin liên hệ:

[table id=1 /]