Hàm Len trong Excel – Hàm đếm ký tự trong chuỗi

Trong Excel có rất nhiều hàm cơ bản được sử dụng phổ biến như sum, if, count, average,… trong đó có một loại hàm xử lý chuỗi, khá kén người sử dụng. Thường nó sẽ phải kết hợp với các hàm xử lý chuỗi khác như Left, Right, Mid và hàm đó là hàm Len, một hàm đếm ký tự trong chuỗi.

Trong bài viết này, Học Office sẽ giới thiệu tới các bạn hàm Len trong Excel là gì? Cách sử dụng như thế nào? Thông qua các ví dụ thực tế, hay được sử dụng trong công việc, nhất là phần xử lý chuỗi.

Đọc thêm:

Hàm Len là gì?

Hàm Len trong Excel là hàm đếm các kí tự trong một chuỗi, trả về kết quả là số ký tự trong chuỗi. Chuỗi kí tự ở đây bao gồm cả các kí tự chữ, số, kí tự đặc biệt như dấu phẩy, dấu chấm, dấu cách,… Nếu đứng một mình, chỉ có một tác dụng như thế, nhưng khi kết hợp với các hàm xử lý chuỗi khác như Left, Right, Mid hay Find, Search sẽ thấy được tác dụng tuyệt vời của nó.

 Công thức hàm Len

Công thức hàm len
Công thức hàm len

=LEN(Text)

Trong đó:

  • Text: chuỗi kí tự, có thể là chuỗi trực tiếp hoặc chuỗi nằm trong địa chỉ ô

Vậy là các bạn đã biết nhiệm vụ chính của hàm Len là gì rồi đúng không nào, quá đơn giản, và dưới đây Học Office sẽ hướng dẫn các công dụng của hàm kén người dùng này nhé.

Cách đo độ dài chuỗi và ví dụ

Trong trường hợp các bạn cần biết xem chuỗi có bao nhiêu kí tự để tách chuỗi hoặc sửa lỗi khoảng cách khi gửi mail. Trường hợp gửi mail đi bằng Outlook các bạn gửi đi mà bị lỗi độ rộng cột bị dãn to ra bất thường thì sẽ phải cần đến hàm Len này rồi, Học Office sẽ giải thích ở phần cuối.

Mình sẽ lấy một ví dụ đơn giản nhất trước cho các bạn dễ hiểu: Ví dụ bây giờ chúng ta có chuỗi “ABC123456”, yêu cầu đếm số ký tự có trong chuỗi. Vì đây là chuỗi đã được truyền tham số trực tiếp nên khi cho vào hàm các bạn để trong dấu ngoặc kép. Công thức sẽ như thế này: =LEN(“ABC123456”) và kết quả sẽ là 9.

Nếu chuỗi kí tự nằm trong một ô trên Excel thì các bạn không cần phải đặt trong dấu ngoặc kép, ví dụ chuỗi “ABC123456” đặt trên ô A1 chẳng hạn. Thì công thức sẽ như thế này: =LEN(A1) và kết quả cũng vẫn bằng 9.

hàm len đơn giản
hàm len đơn giản

Trước khi vào các ví dụ phía bên dưới đây, các bạn hãy tải ví dụ Tại đây về để trong quá trình thực hành ví dụ dễ dàng hơn.

Ví dụ 1: Điền độ dài chuỗi kí tự đơn giản

ví dụ 1 hàm len
ví dụ 1 hàm len

Ở ví dụ 1 này mình sẽ hướng dẫn các bạn làm ví dụ đơn giản trước, ở đây chúng ta áp dụng công thức hàm Len để điền độ dài chuỗi Họ và tên như sau:

công thức hàm len ví dụ 1
công thức hàm len ví dụ 1

=LEN(F5)

Trong đó:

  • F5: địa chỉ ô tham chiếu để đếm số ký tự chuỗi
kết quả hàm len ví dụ 1
kết quả hàm len ví dụ 1

Ví dụ 2: Hàm Len kết hợp hàm Right, hàm Find

Hàm Len như mình đã giới thiệu ở trên, nếu đứng một mình chỉ có tác dụng đếm chuỗi, còn khi kết hợp với các hàm khác rất hiệu quả. Ở đây Học Office sẽ lấy ví dụ kết hợp với hàm Right, Hàm Find, mình sẽ nhắc lại một chút về hàm Righthàm Find.

Hàm Right là hàm lấy kí tự bên phải chuỗi, công thức: =RIGHT(Text,num_chars) Trong đó:

  • Text: Chuỗi kí tự
  • num_chars: số ký tự muốn lấy đếm từ phải qua

Hàm Find là hàm tìm kiếm ký tự trong chuỗi đang nằm ở vị trí số mấy, Công thức: =FIND(find_text, within_text, start_num) Trong đó:

  • Find_text: Kí tự cần tìm kiếm
  • Within_text: Với chuỗi kí tự
  • Start_num: Vị trí bắt đầu tìm kiếm từ trái qua phải
ví dụ 2 hàm len
ví dụ 2 hàm len

Yêu cầu: Điền số lượng biết các kí tự bên phải dấu chấm là số lượng

Nếu như bình thường, muốn lấy số lượng như trên kia chúng ta dùng hàm Right nhưng bạn hãy để ý, số lượng không cố định nên chắc chắn không thể chỉ dùng mỗi hàm Right được. Trong trường hợp này sẽ cần đến hàm Lenhàm Find, Vì sao lại phải cần dùng 2 hàm này? Nó có tác dụng gì?

Thứ nhất, hàm Find là để tìm kiếm dấu chấm trong chuỗi, các bạn hãy tưởng tượng khi chúng ta tìm được vị trí của dấu chấm, ngay đằng sau nó là đến số lượng rồi đúng không nào. Nhưng vẫn chưa thể lấy số lượng ra được, nó cần tổng kí tự trong chuỗi nữa.

Thứ hai, hàm Len là tổng độ dài chuỗi kí tự, sau khi biết được vị trí của dấu chấm rồi, ta lấy tổng độ dài chuỗi trừ đi vị trí của dấu chấm kia sẽ ra độ dài còn lại là số lượng. Giải thích đến đây chắc các bạn hiểu rồi đúng không nào? Mình sẽ vào ngay công thức thôi.

công thức hàm len ví dụ 2
công thức hàm len ví dụ 2

=RIGHT(B3,LEN(B3)-FIND(“.”,B3,1))

Giải thích một chút về công thức trên, chúng ta sẽ đọc công thức này bắt đầu từ hàm FIND, sau khi tìm được số thứ tự của dấu chấm xong Excel sẽ chạy hàm Len. Hiệu của kết quả này sẽ ra được số ký tự của số lượng, việc còn lại là công việc của hàm Right là xong.

kết quả hàm len ví dụ 2
kết quả hàm len ví dụ 2

Kết quả sẽ trả về như ảnh trên, các bạn xem đối chiếu đã đúng chưa, ok rồi qua ví dụ tiếp theo nào.

Ví dụ 3: Khắc phục lỗi vỡ định dạng bảng Excel khi gửi Mail

Rất nhiều người làm tại công ty lớn nhỏ thường gửi mail dạng bảng Excel nhưng người nhận được bảng Excel bị vỡ định dạng, cột to ra bất thường không như mọi ngày. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi định dạng bảng Excel khi gửi mail, trong bài viết này mình chia sẻ các bạn lỗi vỡ định dạng bảng Excel hay một hoặc nhiều cột trong bảng bị to nhỏ bất thường.

lỗi vỡ định dạng bảng excel khi gửi mail
lỗi vỡ định dạng bảng excel khi gửi mail

Các bạn nhìn bảng phía bên trên sẽ không nghĩ nó đang bị vỡ định dạng đâu, chỉ khi gửi mail đi rồi mới biết nó bị vỡ định dạng. Nào cùng mình khắc phục lỗi này nhé, trước tiên các bạn sẽ tạo thêm một cột vào bên phải cột đang bị lỗi định dạng, sau đó điền công thức hàm Len vào cột đó.

cách khắc phục lỗi gửi mail vỡ định dạng bảng
cách khắc phục lỗi gửi mail vỡ định dạng bảng

Vì sao lại là hàm LEN? Đơn giản vì trong tình huống này, các bạn cần biết ô nào trong cột bị vỡ định dạng chứa các khoảng trắng (dấu cách). Nếu dấu cách xuất hiện trong bảng Excel, các bạn sẽ không thể nhận ra được vì chúng ta đã định dạng các cột vừa đẹp rồi. Còn khi gửi mail, đặc biệt là trên Outlook nó sẽ hiểu là mỗi khoảng trắng là một kí tự và cần được hiển thị. Điều này khiến cho cột trong bảng bị phình to bất thường, đây là trường hợp mà mình đã gặp rất nhiều trong quá trình làm việc tại công ty.

lỗi định dạng khi gửi mail
lỗi định dạng khi gửi mail

Các bạn có thể thấy được ô số 7 có tới 205 kí tự và đều là khoảng trắng (dấu cách), khi gửi mail chắc chắn sẽ bị vỡ định dạng. Cách khắc phục rất đơn giản, các bạn sau khi đã biết được ô nào đang bất thường, vào ô đó và xóa hết khoảng trắng đó đi là xong.

Trên đây là 3 ví dụ về hàm LEN đầy đủ nhất, ở ví dụ 2 các bạn có thể kết hợp với các hàm khác, chú ý khi kết hợp hàm khác để ý dấu ngoặc và xem nó ở thành phần nào. Các bạn có bất cứ thắc mắc hay câu hỏi gì liên quan đến hàm này hãy để lại vào phần bình luận trên bài viết này nhé!

Ngoài ra có thể đọc thêm các bài viết về Excel tại mục Excel cơ bản hoặc tham khảo khóa học Excel online dành cho sinh viên năm cuối, người đi làm. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.