Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Trùng Trong Excel Hiệu Quả

Khi xử lý dữ liệu trong Excel ta thường gặp phải những giá trị trùng lặp cần loại bỏ, vì thế biết cách lọc dữ liệu trùng trong Excel là điều cấp thiết. Với bài viết hôm nay, Học Office xin giới thiệu đến bạn những cách làm hiệu quả, đơn giản và nhanh nhất! Cùng thực hành ngay nhé!

Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trùng trong Excel

Chúng ta sẽ có 4 cách lọc dữ liệu trùng trong Excel như sau:

1. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Remove Duplicate

Công cụ Remove Duplicate có chức năng gộp các dữ liệu trùng lặp, thao tác vô cùng chính xác và nhanh chóng.

Bước 1: Mở File Excel bạn muốn lọc dữ liệu, rồi bôi đen toàn bộ dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Chọn tab Data > Data Tools > Remove Duplicates.

Bước 3: Sau khi cửa sổ Remove Duplicates xuất hiện, chọn cột dữ liệu muốn lọc và tích vào các ô. Chọn Select All nếu muốn lọc tất cả.

Bước 4: Chọn OK và nhận kết quả nhé!

2. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel sử dụng Conditional Formatting

Conditional Formatting là định dạng có điều kiện với chức năng hỗ trợ phân biệt các ô tính quan trọng khi làm việc với một lượng dữ liệu lớn một cách dễ dàng.

Bước 1: Mở file Excel và bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn lọc trùng.

Bước 2: Chọn Home trên thanh công cụ > Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Duplicate Value.

Bước 3: Ta sẽ thấy bảng New Formatting Rule được mowrra, ta tiến hành tùy chọn đánh dấu các dữ liệu trùng lặp theo màu như sau:

• Red Text: Chữ màu đỏ, giữ nguyên màu nền.
• Light Red Fill: Nền màu đỏ và chữ không đổi màu.
• Red Border: Tự động viền khung màu đỏ cho các giá trị trùng lặp.
• Custom Format: Tùy chỉnh màu sắc chữ, màu nền theo ý muốn cá nhân.
• Yellow Fill With Dark Yellow Text: Nền màu vàng và chữ màu vàng đậm.
• Light Red Fill With Dark Red Text: Sử dụng nền màu đỏ và chữ màu đỏ đậm.
• Green Fill With Dark Green Text: Nền màu xanh lá và chữ hiển thị màu xanh đen.

Bước 4: Lọc các dữ liệu trùng:

• Unique: Là lọc ra các giá trị duy nhất trong bảng.
• Duplicate: Hệ thống sẽ tự động lọc dữ liệu trùng nhau trong vùng tô màu xanh lá.

3. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel với Advanced Filter

Công cụ nâng cao của Excel Advanced Filter sẽ hỗ trợ lọc các dữ liệu phức tạp một các dễ dàng. Để dùng công cụ này, cần đảm bảo những yếu tố sau:

• Không có tình trạng gộp ô nào.
• Chỉ có một dòng duy nhất là tiêu đề cho bảng dữ liệu.
• Các dòng phải liên tục, không xuất hiện dòng trống.

Ta sẽ có các bước lọc như sau:

Bước 1: Mở file Excel bạn muốn lọc dữ liệu, rồi bôi đen phạm vi cần lọc.

Bước 2: Chọn Data > Sort & Filter, rồi chọn Copy to another location. Nhấn nút tham chiếu ô bên phải tại mục Copy to > Chọn vị trí lọc giá trị. Sau đó tích vào ô Unique records only và OK là xong.

4. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel với Pivot Table

Công cụ Pivot Table hỗ trợ người dùng kiểm tra giá trị trùng lặp và tự động xóa mọi giá trị trùng với các thao tác đơn giản. Các bước thực hiện như sau.

Bước 1: Mở file cần lọc rồi bôi đen phần dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Chọn tab Insert > Pivit Table > Hộp thoại mới Create Pivot Table mở ra ta chọ OK.

Bước 3: Tại bảng Pivot Table, hãy đánh dấu vào các dữ liệu để thêm đầy đủ những trường hợp dữ liệu vào khu vực Row.

Bước 4: Chọn thẻ Design > Report Layout > Show in Tabular Form > Repeat All Item Labels.

Bước 5: Tiếp tục chọn Design > Subtotals > Do Not Show Subtotals để loại bỏ các Subtotals khỏi Pivot Table.

Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 cột Excel

Hướng dẫn cho bạn 3 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 cột Excel với thao tác tinh gọn và hiệu quả như sau:

1. Làm nổi các giá trị trùng nhau ở 2 cột

Để hiển thị các dữ liệu trùng nhau trong 2 cột Excel thì ta nên dùng định dạng có điều kiện. Hãy theo dõi các bước thực hiện với ví dụ minh họa như sau:

Bước 1: Chọn và bôi đen 2 cột dữ liệu bạn muốn tìm giá trị trùng. Nếu 2 cột cách biệt nhau ta có thể nhân giữ phím Ctrl và chọn các cột bạn muốn kiểm tra.

Bước 2: Nhấp và tab Home trên thanh công cụ.

Bước 3: Trong Styles, nhấn tùy chọn Conditional Formatting.

Bước 4: Đưa con trỏ đến Highlight Cells Rules rồi chọn Duplice Values…

Bước 5: Hộp thoại Duplicate Values xuất hiện > Chọn Duplicate nếu muốn làm nổi bật giá trị trùng nhau, còn muốn làm nổi các giá trị duy nhất là Unique. Kết quả hiển thị chính là lọc dữ liệu trùng từ 2 cột dữ liệu mà bạn đã thao tác ở trên.

Bước 6: Chọn kiểu định dạng làm nổi trong menu xổ xuống.

Bước 7: Nhấp OK để hoàn thành.

2. Sử dụng hàm Countif

Bước 1: Trỏ chuột nhấp vào ô chữ A để chọn vùng dữ liệu.

Bước 2: Chọn Conditional Formatting trên thanh menu > Chọn New rule.

Bước 3: Mở ra hộp thoại New Formatting Ruler chọn vào dòng cuối cùng như hình và nhập công thức:

=Countif($B:$B,$A1)

Bước 4: Click vào Format sẽ hiện ra bảng màu, hãy lựa chọn màu bạn muốn để bôi giá trị trung lặp.

 

Bước 5: Chọn màu xong nhấn OK. Excel sẽ chuyển hướng trở về của sổ Quy tắc định dạng mới và xem trước được định dạng bạn chọn. Nếu đã thấy hài lòng, bạn nhấ vào OK là xong.

3. Sử dụng mã VBA

Bước 1: Mở cửa sổ làm việc Excel chọn tab Deverloper > Chọn Vissual Basic hoặc nhấn tổ hợp “Alt+F1”.

 

Bước 2: Nhấp vào Insert > Chọn Module.

Bước 3: Sau đo sao chép và dãn đoạn mã dưới đây vào của sổ Module và quay lại trang tính.

Sub Tim_Kiem_Trung_Lap()

Dim Range1 As Range, Range2 As Range, Rng1 As Range, Rng2 As Range, outRng As Range

xTitleId = “KutoolsforExcel”

Set Range1 = Application.Selection

Set Range1 = Application.InputBox(“Range1 :”, xTitleId, Range1.Address, Type:=8)

Set Range2 = Application.InputBox(“Range2:”, xTitleId, Type:=8)

Application.ScreenUpdating = False

For Each Rng1 In Range1

xValue = Rng1.Value

For Each Rng2 In Range2

If xValue = Rng2.Value Then

If outRng Is Nothing Then

Set outRng = Rng1

Else

Set outRng = Application.Union(outRng, Rng1)

End If

End If

Next

Next

outRng.Select

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Bước 4: Chọn Macros trong Deverloper.

Bước 5: Hộp thoại Marco mở ra chọn Tim_Kiem_Trung_Lap trong danh sách. Nhấn Run để chạy chương trình tìm giá trị trùng ở 2 cột.

Bước 6: Chọn cột đầu bằng cách nhập địa chỉ dải ô và khung vừa xuất hiện. Rồi nhấp OK.

Bước 7: Chọn cột thuwshai để tìm giá trị trùng theo các tương tự ở trên và nhấp OK để xem kết quả nhé!

Cách lọc dữ liệu trùng trong 2 file Excel

Hướng dẫn các bước cách lọc dữ liệu trùng trong 2 file Excel trên hệ điều hành win 10, tuy nhiên bạn có thể thực hiện tương tự trên hệ điều hành macOS.

Bước 1: Mở file Excel của bạn, Trong trang tính 1 tạo thêm 1 cột để kiểm tra, rồi nhập hàm =IF(ISNA(VLOOKUP(Sheet1!B:B,Sheet2!C:C,1,0)),”Không”,”Trùng”) tại ô bên cạnh dữ liệu trang tính 1.

Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị kết quả xem dữ liệu 2 sheet có trùng không bên cạnh, kéo xuống những ô dưới để hiển thị thêm kết quả nhé!

Hàm loại bỏ dữ liệu trùng trong Excel

Bạn có thể sử dụng công thức hàm loại bỏ dữ liệu trùng trong Excel dưới đây với những thao tác vô cùng đơn giản.

Bước 1: Mở file Excel dữ liệu cần xóa các giá trị trùng lặp.

Bước 2: Chèn thêm một cột trợ giúp kết hợp dữ liệu = [@Make] & [@Model] & [@Year]

Công thức trên sẽ nối tất cả ba cột thành một cột duy nhất, sử dụng toán tử ký hiệu và để nối mỗi cột.

= TEXTJOIN(“”, FALSE , CarList[@[Make]:[Year]])

Nếu có một danh sách dài các cột để kết hợp, ta có thể sử dụng công thức trên để thay thế. Bằng cách này, chỉ có thể tham chiếu tất cả các cột dưới dạng một phạm vi duy nhất.

Bước 3: Sau đó, tạo thêm một cột khác để đếm các giá trị trùng lặp.

= COUNTIFS($E$3:E3, E3)

Bước 4: Sao chép công thức trên xuống các cột và nó sẽ đếm số lần giá trị hiện tại xuất hiện trong danh sách các giá trị ở trên.

Nếu số đếm là 1 thì đây là lần đầu tiên giá trị xuất hiện trong bảng dữ liệu Excel. Nếu số lượng là 2 trở lên thì giá trị đã xuất hiện trong bảng dữ liệu và đó là giá trị trùng lặp cần loại bỏ.

Bước 5: Chuyển đến thẻ Data và chọn Filter.

Bước 6: Lọc trên cột Count với giá trị được chọn là 1. Kết quả bảng dữ liệu sẽ hiển thị các giá trị duy nhất và loại bỏ mọi trùng lặp.

Bước 7: Sau đó, chọn các ô hiển thị từ bộ lọc kết quả để sao chép và dán ở nơi khác. Sử dụng tổ hợp phím tắt “Alt + ;” để chỉ chọn các ô hiển thị. Và bạn đã hòan tất lọc và xóa các giá trị trùng lặp.

Nếu các bạn biết thêm cách lọc dữ liệu trùng trong Excel khác, hãy chia sẻ với chúng tôi nhé. Và đừng quên đón đọc những bài viết về thủ thuật Excel cơ bản khác để trang bị cho mình nhiều kiến thức bổ ích, điều này sẽ giúp ích cho bạn thực hiện công việc chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Chúc bạn thành công!

Liên hệ ngay với Học Office

• Số điện thoại: 0399162445
• Địa chỉ: Số 36, Đường Phạm Dùng, An Hồng, An Dương, Hải Phòng
• Email: hocofficecom@gmail.com
• Website: https://hocoffice.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/hocofficetl
• Google maps: https://goo.gl/maps/iWnK4DFBRq4XVp9B8
• Hastag: #hocoffice, #học_office, #hocofficecom, #excel, #word, #powerpoint, #congnghe, #phancung, #phanmem, #thuthuat