7 Cách Kéo Số Thứ Tự Trong Excel Thông Dụng Nhất

Việc thống kê số liệu sẽ dễ dàng hơn khi biết cách kéo số thứ tự trong Excel. Việc này sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Hôm nay, Học Office sẽ hướng dẫn cho bạn các cách kéo số thứ tự trong Excel trong từng trường hợp thật chi tiết, mở máy lên và thực hành ngay thôi nào!

Cách kéo số thứ tự trong Excel tự nhảy

Có nhiều cách kéo số thứ tự trong Excel, dưới đây sẽ là các cách đơn giản, dễ thao tác nhất dành cho tất cả các phiên bản Excel.

1. Đánh số thứ tự trong Excel bằng kéo chuột

Bước 1: Mở file Excel của bạn, nhập số thứ tự 2 ô đầu tiên. Rồi dùng chuột bôi đen 2 ô vừa điền.

Bước 2: Kéo rê chuột vào vị trí góc dưới cùng bên trái cho đến khi thấy xuất hiện hình vuông nhỏ. Kris xuống để đánh số thứ tự cho các ô còn lại.

2. Sử dụng công thức để đánh số thứ tự

Bước 1: Mở file Excel, nhập số cho ô đầu tiên. Rồi nhập công thức “=vị trí ô vừa điền +1” vào ô tiếp theo.

Bước 2: Dùng chuột đặt ở hình vuông góc ô đó và kéo xuống tới vị trí bạn muốn.

3. Sử dụng hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự

Bạn chỉ cần chọn ô bắt đầu của dãy số, rồi nhập công thức “=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)”. Và nhân Enter là được.

4. Đánh số thứ tự trong Excel bằng Auto fill

Nếu trên thanh công cụ của bạn chưa có chức năng Auto fill, thì bạn có thể kích hoạt nó bằng cách sau:

Bước 1: Vào File > Chọn Options.

Bước 2: Chọn Customize Ribbon, rồi chọn All commands> Filter series or Pattern.

Bước 3: Bảng Main Tabs tại cây thứ mục Home, ta nhấn chuột phải rồi chọn Add new Group.

Bước 4: Chọn lại Filter Series or Pattern, sau đó nhấn Add > OK.

Và bạn đã cài được Auto fill, ta có thể thực hiện đánh số thứ tự như sau:

Bước 1: Mở file Excel của bạn, nhập số cho ô đầu tiên, rồi chọn Fill > Series.

* Chú ý: Có 4 kiểu đánh số

• Date: Ngày tháng.
• Auto Fill: Tự động điền.
  Growth: Lũy tiền.
• Linear: Tăng dần.

Bước 2: Chọn Columns nếu đánh số theo cột, chọn Rows nếu đánh số theo hàng. Trong hướng dẫn này ta sẽ chọn Linear để đánh số tăng dần.

Nhập số thứ tự bắt đầu tại mục Step value, rồi nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > Ok là hoàn thành.

Cách đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện

Để đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện ta sẽ sủ dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF.

Công thức hàm:

=IF(logical_test;[value_if_true];[value_if_false]; SUBTOTAL(function_num;ref1;…))

Trong đó:

• logical_test là điều kiện hàm IF.
• [value_if_true] là giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• [value_if_false] là giá trị trả về nếu điều kiện sai.
• function_num là hàm được hiểu theo giá trị số.
• ref1:… là vùng chứa số thứ tự.

Ta sẽ có ví dụ dưới đây để thực hành. Nhiệm vụ là phải điền số thứ tự tương ứng với các mặt hàng tự động, từ các hàng trống. Chúng ta sẽ làm như sau:

Nhập hàm: =IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)).

Trong đó:

– Đối với hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

• function_num = 3 được hiểu là hàm COUNTA trong SUBTOTAL – Đếm số ô không trống.
• ref1 =$B$2:B2 là vùng đã được đánh số thứ tự.

– Đối với hàm IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

• C3=””;”” có nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì số thứ tự cũng sẽ là rỗng.
• SUBTOTAL(3,$B$2:B2))nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL.

Cách đánh số thứ tự trong Excel khi xóa dòng

Nếu bạn muốn cập nhật số thứ tự khi xóa hoặc thêm dòng, chúng ta sẽ có 2 cách sau:

1. Sử dụng công thức

– Nhập công thức: =ROW()-1 vào ô đầu tiên, sau đó kéo chốt đền xuống các ô bạn muốn đánh số dòng.

– Rồi nhấp OK, bảng đã được tạo ra, lúc này khi bạn muốn xóa các dòng trong phạm vi bảng, số thứ tự dòng sẽ luôn được cập nhật tự động.

* Chú ý: Nếu danh sách số của bạn bắt đầu ở ô đầu tiên, thì có thể thay đổi công thức thành =ROW(), có thể cộng hoặc trừ nếu các số không khớp với hàng thực.

2. Sử dụng mã VBA

– Mở file Excel bạn muốn chèn só thứ tự, rồi nhấp chuột phải vào tab sheet và chọn Mã chế dộ xem từ menu ngữ cản, của sổ mở ra Microsoft Visual Basic cho các ưng dụng.

– Sao chép và dán đoạn mã sau vào cửa sổ Mô đun trống.

– Sau đó lưu, đóng mã này. Khi điều số 1 đầu tiên vào ô, các số thứ tự từ 1 đến 20 sẽ được điền tự ddiingj. Lúc này nếu bạn xóa hoặc thêm dòng, số thứ tự sẽ được tự động đánh lại.

Cách đánh số thứ tự 1000 trong Excel

Chúng ta sẽ sử dụng dụng Stop Value để đánh số thứ tự 1000 trong Excel, đây chính là cách mà hầu hết admin hay kế toán đều sử dụng.

Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu bạn muốn đánh số thứ tự.

Bước 2: Chọn Fill > Series sẽ hiện ra cửa sổ mới.

Bước 3: Ở mục Series in chọn Cloumns, mục Stop Value chọn 1000 hoặc số nào đó bạn muốn kết thúc.

* Lưu ý: Với cách này khi xóa một dòng bất kỳ thì số thứ tự sẽ không được cập nhật.

>>> Tham khảo: Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Thông Dụng, Dễ Làm

Trên đây là hướng dẫn chi tiết các cách kéo số thứ tự trong Excel trong từng trường hợp cụ thể cực đơn giản và dễ thao tác trên máy tính, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong khi thống kê số liệu. Nếu cảm thấy kiến thức Excel cơ bản tại đây hữu ích, hãy chia sẻ ngay cho bạn bè và đừng quên cập nhật những bài viết tiếp theo nhé! Chúc bạn thành công!

Liên hệ ngay với Học Office

• Số điện thoại: 0399162445
• Địa chỉ: Số 36, Đường Phạm Dùng, An Hồng, An Dương, Hải Phòng
• Email: hocofficecom@gmail.com
• Website: https://hocoffice.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/hocofficetl
• Google maps: https://goo.gl/maps/iWnK4DFBRq4XVp9B8
• Hastag: #hocoffice, #học_office, #hocofficecom, #excel, #word, #powerpoint, #congnghe, #phancung, #phanmem, #thuthuat