Cách Xếp Hạng Trong Excel Đơn Giản Có Ví Dụ Cụ Thể

Có nhiều cách xếp hạng trong Excel cơ bản bạn cần phải biết để xử lý dữ liệu trong công việc chuyên nghiệp hơn. Học Office sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hành dễ dàng hơn. Cùng thao tác ngay thôi nào!

Hướng dẫn cách xếp hạng trong Excel từ cao xuống thấp

Có 2 cách xếp hạng trong Excel cơ bản, thao tác cực nhanh gọn. Với các bước thực hiện:

1. Cách xếp hạng trên Excel bằng hàm Rank

Có nhiều cách xếp hạng trong Excel từ cao xuống thấp nhưng đơn giản nhất sẽ là sử dụng hàm Rank.

Hàm Rank trong Excel là gì?

Hàm Rank trong Excel dùng để xếp hạng các dữ liệu hoặc đồ thị. Sử dụng hàm này thì bạn có thể dễ dàng xếp dạng theo thứ tự từ cao xuống thấp. Nhiệm vụ của hàm Rank khá giống với lúc sắp xếp dữ liệu nhưng nó lại ưu việt hơn.

=RANK(number,ref, [order])

• number: Giá trị mà bạn muốn xếp hạng.
• ref: Danh sách các số cần sắp xếp
• order: Thứ tự cần xếp hạng, kiểu sắp xếp. Nếu như Order = 0 thì thứ hạng sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Cách sử dụng hàm Rank xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp

* Ví dụ minh họa: Bảng tổng hợp số điểm của các học sinh chúng ta dùng hàm RANK để xếp hạng cho từng em.

Bước 1: Tại ô đầu tiên trong cột Xếp hạng nhập công thức =RANK(B2,$B$2:$B$5,0).

• B2: Là số cần tìm thứ hạng.
• $B$2:$B$5: Là danh sách số, chính là cột Điểm số.
• 0: Là sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Bước 2: Nhấn Enter sẽ có kết quả là 3, có nghĩa là bạn Nguyễn Văn A xếp hạng 3 với 8 điểm.

Bước 3: Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại ta chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng rồi kéo xuống dưới là xong.

Bước 4: Và ta sẽ nhận được kết quả như hình minh họa dưới đây.

2. Cách xếp hạng trong Excel bằng hàm IF

Dựa vào bảng điểm dưới đây để tìm hiểu ví dụ cách xếp hạng trong Excel bằng hàm IF:

Cách xếp loại học sinh:

• Điểm trung bình trên 8 thì xếp loại Giỏi.
• Điểm trung bình từ 6,5 đến 8 thì xếp loại Khá.
• Điểm trung bình từ 5 đến dưới 6,5 thì xếp loại Trung bình.
• Còn lại là Yếu.

Ở đây có thể sử dụng kết hợp các hàm có “nếu-thì” chọn hàm IF và “và” nên mình chọn hàm AND.

• =IF(I3>8,”Giỏi”,IF(AND(I3>=6.5,I3<=8),”Khá”,IF(AND(I3>=5,I3<6.5),”Trung bình”,”Yếu”))) Trong đó: IF(I3>8;”Giỏi”: Nếu sinh viên có điểm trung bình >8 thì được xếp loại Giỏi, còn lại xét trường hợp tiếp theo nếu không lớn hơn 8.
• IF(AND(I3>=6.5,I3<=8),”Khá”: Nếu sinh viên có điểm trung bình >=6.5 và phải <=8 thì xếp loại Khá, còn lại xét trường hợp nhỏ hơn 6.5 IF(AND(I3>=5,I3<6.5),”Trung bình”,”Yếu”)): Nếu sinh viên có điểm trung bình >=5 và <6.5 thì xếp loại Trung bình, còn lại dưới 5 sẽ là loại Yếu.

>>> Tham khảo bài viết: Cách Dùng Hàm If Trong Excel Có Ví Dụ Dễ Hiểu

Hướng dẫn cách tính xếp hạng trong lớp

Để tính xếp hạng trong lớp ta sẽ có 2 công thức với các bước thực hiện theo ví dụ minh họa như sau:

1. Dùng hàm RANK hoặc COUNTIF tính xếp hạng trong lớp

Sử dụng hàm RANK với công thức:

=RANK(điểm số của học sinh 1, danh sách điểm số,thứ tự từ cao xuống thấp hay từ thấp lên cao)

Sử dụng hàm COUNTIF với công thức:

=COUNTIF(danh sách điểm số,”>”& điểm số của học sinh 1)+1

Hàm COUNTIF sẽ đếm những điểm số lớn hơn điểm số của từng học sinh, sau đó cộng với 1 để ra được xếp hạng. Ví dụ, học sinh thứ nhất có điểm cao nhất, hàm trả kết quả là 0, sau đó cộng với 1 thành xếp hạng nhất.

2. Xếp hạng trong lớp không liên tục không nhảy bậc

Nếu hai người bằng điểm nhau thì phải làm sao? Vì hàm RANK hay COUNTIF đều sẽ trả về xếp hạng nhảy bậc (ví dụ: 1-3-4-5-6: thiếu hạng 2 do hai người cao nhất bằng điểm).

Trong trường hợp đó, ta sẽ sử dụng sự hỗ trợ từ COUNTIF và COUNT với các bước:

Bước 1: Xây dựng bảng tính có tiêu đề cột chung: Số thứ tự, Tên học sinh, Mã số, Điểm trung bình, Xếp loại.

Bước 2: Nhập từ ô E2:

=(COUNTIF($D$2:$D$15,”>”&D2)+1)+(COUNTIF($D$2:D2,D2)-1)

Viết gọn hơn:

=COUNTIF($D$2:$D$15,”>”&D2)+COUNTIF($D$2:D2,D2)

Hoặc sử dụng hàm RANK:

=RANK(D2,$D$2:$D$15)+(COUNTIF($D$2:D2,D2)-1)

Ta sẽ nhận được kết quả như hình dưới đây!

Hàm sắp xếp thứ tự có điều kiện

Trong phiên bản Excel 2010 trở đi sẽ có thêm 2 hàm sắp xếp thứ tự có điều kiện đó chính là RANK.AVG và RANK.EQ.

1. Cách xếp hạng trên Excel bằng hàm RANK.AVG

Hàm RANK.AVG trả về thứ hạng của một số trong một danh sách các số trong mối tương quan với các giá trị khác trong danh sách. Nếu nhiều giá trị có cùng một thứ hạng, thì hàm sẽ trả về thứ hạng trung bình.

Hàm hỗ trợ dành cho phiên bản Execl 2010 trở lên.

Công thức hàm: =RANK.AVG(number,ref,[order])

Chúng ta sẽ có ví dụ so sánh sự khác nhau giữa RANK và RANK.AVG

Công thức như sau: =RANK.AVG(D5,$D$5:$D$10,0)

2. Cách xếp hạng trên Excel bằng hàm RANK.EQ

Hàm RANK.EQ trả về thứ hạng của một số trong danh sách các số trong bảng tính. Kích cỡ của nó có tương quan với các giá trị khác.

Nếu nhiều giá trị có cùng một thứ hạng, thì hàm sẽ trả về thứ hạng cao nhất của tập giá trị đó.

Công thức hàm: =RANK.EQ(number,ref,[order])

Ví dụ minh họa so sánh sự khác nhau giữa RANK và RANK.EQ như hình dưới đây.

=RANK.EQ(D5,$D$5:$D$10,1)

Hàm xếp hạng có nhiều điều kiện trong Excel

Ta sẽ có ví dụ minh họa như sau:

Trong trường hợp này, cần chú ý hai tiêu chí:

• Thứ tự ưu tiên của các điều kiện, điều kiện nào cần xét trước, điều kiện nào cần xét sau
• Công thức xét hạng của các điều kiện tiếp theo sẽ phụ thuộc vào thứ hạng của điều kiện trước nó.

* Chú ý: STT 7 Dương Quốc Đạt và 10 Lê Bá Long vẫn đồng hạng 6 dù đã xét hạng theo điều kiện 1 nên cần xét thêm các điều kiện khác.

Bước 1: Khi điểm trung bình bằng nhau cần xét ưu tiên điểm toán.

Bước 2: Xét ưu tiên môn Lý khi xếp hạng điểm môn Toán bằng nhau:

=IF(AND(L4>0,COUNTIF(L$4:L$13,L4)>1,RANK.EQ(C4,C$4:C$13,1),0)

Trong đó:

• L4>0: Ta chỉ xét khi xếp hạng ưu tiên môn Toán khác 0.
• COUNTIF(L$4:L$13,L4)>1: Chỉ xét khi xếp hạng ưu tiên môn Toán đồng hạng
• AND(L4>0,COUNTIF(L$4:L$13,L4)>1): Xét thỏa mãn cả 2 điều kiện trên thì mới được tính ưu tiên môn Lý.
• RANK.EQ(C4,C$4:C$13,1): Xếp hạng điểm môn Lý theo thứ tự tăng dần để tính điểm ưu tiên.

Bước 3: Xét ưu tiên môn Hóa khi xếp hạng điểm Toán và điểm Lý bằng nhau:

=IF(AND(M4>0,COUNTIF(M$4:M$13,M4)>1),RANK.EQ(D4,D$4:D$13,1),0)

Trong đó:

• M4>0: Chỉ xét khi xếp hạng ưu tiên môn Lý khác 0.
• COUNTIF(M$4:M$13,M4)>1): Chỉ xét khi xếp hạng ưu tiên môn Lý đồng hạng .
• AND(M4>0,COUNTIF(M$4:M$13,M4)>1): Xét thỏa mãn 2 điều kiện trên thì mới được tính ưu tiên môn Hóa .
• RANK.EQ(D4,D$4:D$13,1),0): Xếp hạng điểm môn Hóa theo thứ tự tăng dần để tính điểm ưu tiên.

Bước 4: Tính điểm trung bình mới dựa theo điểm ưu tiên của các điều kiện.

Thứ tự ưu tiên của các môn sẽ được cộng vào điểm trung bình. Vì nên mỗi cấp bậc ưu tiên đồng thời phải giảm đi 10 lần để nhìn vào kết quả có thể dễ dàng phân biệt.

Bước 5: Ta sẽ có xếp hạng dựa theo điểm trung bình mới như hình dưới đây.

Vậy là, qua bài viết này chúng ta đã biết cách xếp hạng trong Excel với từng điều kiện hay từng trường hợp cụ thể. Hi vọng điều này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc xử lý dữ liệu. Để biết thêm những kiến thức Excel cơ bản, hãy đón đọc những bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé! Chúc bạn thành công!

Liên hệ ngay với Học Office

• Số điện thoại: 0399162445
• Địa chỉ: Số 36, Đường Phạm Dùng, An Hồng, An Dương, Hải Phòng
• Email: hocofficecom@gmail.com
• Website: https://hocoffice.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/hocofficetl
• Google maps: https://goo.gl/maps/iWnK4DFBRq4XVp9B8
• Hastag: #hocoffice, #học_office, #hocofficecom, #excel, #word, #powerpoint, #congnghe, #phancung, #phanmem, #thuthuat