“Bật Mí” 3 Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Hiệu Quả Nhất

Cách lọc dữ liệu trong excel là một trong những thủ thuật giúp chúng ta giải quyết các vấn đề một cách nhanh hơn và dễ dàng hơn. Đối với một bảng tính có chứa nhiều thông tin khác nhau có thể sẽ khiến bạn phải mất nhiều thời gian để quản lý và tìm kiếm thông tin.

Chính vì vậy nên trong bài viết ngày hôm nay, Học office sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách lọc dữ liệu trong excel nhanh chóng và hiệu quả. Cùng dành một ít thời gian để tìm hiểu nhé!

3 cách lọc dữ liệu trong excel đơn giản nhất

Về tổng quan có khá nhiều cách lọc dữ liệu trong excel, tuy nhiên có 3 cách lọc dữ liệu trong excel mà Học office muốn chia sẻ đến bạn đọc, mỗi một cách làm đều được hướng dẫn rất cụ thể và chi tiết.

Cách lọc dữ liệu trang tính bằng chức năng Filter

Filter chính là một trong những chức năng vô cùng quan trọng có thể giúp cho chúng ta áp dụng vào công việc lọc dữ liệu một cách khoa học, từ đó người dùng có thể dễ dàng theo dõi thông tin và thống kê chúng một cách nhanh chóng và chính xác.

– Cách lọc thông tin trong một vùng nhỏ

Việc lọc thông tin trong một vùng nhỏ sẽ có thể giúp người dùng quản lý và điều chỉnh thông tin được một cách chính xác hơn.Các lọc này sẽ phù hợp khi bạn cần chỉnh sửa một không gian dữ liệu nhỏ. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó chọn Data trên thanh menu và chọn biểu tượng Filter.

Bước 2: Di chuyển chuột đến đầu mỗi cột, click vào biểu tượng tam giác ngược và chọn Number Filters (Lọc theo số liệu) hoặc Text Filters (Lọc theo văn bản).

Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp với điều kiện với nội dung cần lọc.

Bước 4: Trong hộp công cụ Custom AutoFilter, bạn tiến hành chọn khoảng giới hạn dữ liệu để lọc.

Bước 5: Nhấn Ok là hoàn thành nội dung lọc dữ liệu theo vùng.

– Lọc dữ liệu tại nhiều vùng hoặc toàn bộ bảng tính

Quá trình lọc dữ liệu trong toàn bộ trang tính tại một vùng lớn sẽ có thể giúp chúng ta loại bỏ những thông tin không thích hợp gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Để có thể lọc dữ liệu trong toàn bộ bảng tính chúng ta tiến hành như sau:

Bước 1: Click vào tam giác ngược đầu cột muốn lọc.

Bước 2: Sau đó, danh mục chọn cách lọc số hay chữ hiện ra, bạn bỏ chọn phần Custom Select All và chọn các nội dung mong muốn sẽ hiển thị tiếp trong bảng.

Bước 3: Nhấn ok là hoàn thành.

Bước 4: Sau khi lọc toàn bộ dữ liệu Excel thì trên đầu mỗi cột sẽ có biểu tượng 1 Filter đã được sử dụng. Nếu muốn khôi phục lại dữ liệu, bạn chỉ cần nhấp vào và chọn Clear Filter from “ Product”.

– Cách lọc dữ liệu trong excel theo màu sắc

Việc tô màu sắc trong trang tính cũng là một trong những cách lọc dữ liệu trong excel được khá nhiều người dùng lựa chọn. Chức năng Filter cho phép bạn lọc màu sắc của các ô đã được định dạng màu sắc. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Click vào biểu tượng tam giác ngược đầu mỗi cột.

Bước 2: Chọn mục Filter by Color và chọn những màu sắc ô hoặc chữ mong muốn lọc.

Bước 3: Click OK là hoàn thành.

– Cách lọc dữ liệu trong excel theo thời gian

Lọc dữ liệu theo thời gian sẽ có thể giúp cho người dùng xử lý các thông tin về ngày tháng một cách dễ dàng. Đồng thời, bạn sẽ trang tính sẽ được điều chỉnh lại gọn gàng và dễ nhìn hơn. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Sử dụng hàm Date để lấy lại các thông tin ngày, tháng, năm từ dữ liệu gốc. Hàm Date = (Year(D3), Month(D3), Day(D3))

Bước 2: Đưa các thông tin dữ liệu ở trên về một dạng ngày, tháng, năm (dd/mm/yy).

Bước 3: Dùng Data Filter cho các cột có kết quả đã được định dạng, tìm kiếm những giá trị #VALUE! và sau đó sửa lại dữ liệu gốc để đưa nó về đúng dạng. Đối với những dòng mà hàm Date báo lỗi thì bạn đưa dữ liệu về đúng định dạng ngày/ tháng/ năm để sửa.

Bước 4: Sau khi sửa xong, bạn bỏ chế độ lọc rồi dán giá trị đã sửa sang cột dữ liệu gốc. Giá trị khi bạn copy xong sẽ được định dạng về dd/mm/yy.

Bước 5: Với những ngày tháng mà có giá trị ngày vào và ngày ra, bạn cần kiểm tra theo quy ước ngày ra phải lớn hơn ngày vào bằng cách lấy ngày ra – ngày vào. Với những giá trị cho kết quả > 0 thì bạn sửa trực tiếp ngay tại ô ngày ra.

Xem thêm: Cách Xuống Dòng Trong 1 Ô Excel Đơn Giản Trong 1 Nốt Nhạc

Dùng hàm VBA để lọc dữ liệu trong Excel

Việc sử dụng hàm VBA thường được dùng để lọc dữ liệu và thực hiện báo cáo thông tin chi tiết. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở mục View trên thanh công cụ, sau đó chọn mục Record Macro. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn mở Record Macro trong danh mục Developer. Tại bước này bạn có thể sửa tên của mục Macro để tiện cho việc ghi nhớ hoặc là giữ nguyên tên mặc định.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng tam giác ngược đầu cột, thực hiện thao tác lọc dữ liệu với một nội dung bất kỳ.

Bước 3: Sau khi lọc xong bạn vào mục chứa Record Macro và nhấn Stop recording để dừng ghi hình.

Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 hoặc vào mục Developer chọn thẻ Visual Basic để kiểm tra xem có đoạn cốt nào chưa được lọc không.

Bước 5: Nếu có thì bạn xem điều kiện của nội dung lọc là gì và sửa lại dữ liệu để lọc.

Bước 6: Tiếp tục thực hiện ghi hình và bỏ các điều kiện lọc tại bước 2. Bạn chọn Record Macro > chọn Data, sau đó nhấn Clear Filter > bấm Stop Recording để dừng.

Bước 7: Tại Project của VBA bạn dán đoạn code đã thu được vào sheet nơi có bảng dữ liệu. Việc này sẽ giúp bạn tự động lọc dữ liệu và xóa lọc dữ liệu chỉ với 1 thao tác. Hai hành động này là hoàn toàn tự động và được điều khiển theo mong muốn của bạn.

Cách lọc dữ liệu số hoặc văn bản

Để có thể lọc dữ liệu số hoặc văn bản, chúng ta tiến hành theo các bước như sau:

– Bước 1: Chọn biểu tượng hình tam giác trong ô các bạn muốn lọc dữ liệu.

– Bước 2: Nếu cột dữ liệu chứa văn bản cần lọc thì các bạn chọn Text Filters, nếu cột dữ liệu chứa số cần lọc thì các bạn chọn Number Filters. Bạn có thể chọn bất cứ kiểu muốn lọc nào .

– Bước 3: Trong hộp thoại bất kỳ, các bạn nhập điều kiện lọc nếu có 2 điều kiện lọc các bạn nhập cả 2 điều kiện vào các ô dữ liệu. Chọn quan hệ giữa 2 điều kiện And hoặc Or cho phù hợp với điều kiện lọc. Sau đó nhấn OK. Ở ví dụ mình chọn Greater Than Or Equal To.. ( tức là lớn hơn hoặc bằng).

Tiếp tục với dữ liệu của ví dụ trên, ta chọn 200 và ấn Ok sẽ có kết quả như hình sau:

Với tổng hợp tất cả các cách lọc dữ liệu trong excel cơ bản được Học office chia sẻ trên bài viết chắc hẳn bạn đọc đã có thể lựa chọn được cho mình 1 cách làm hiệu quả nhất rồi đúng không? Hi vọng những thông tin được chia sẻ trên bài viết sẽ giúp cho bạn đọc có thể dàng áp dụng vào những trường hợp cần thiết trong công việc cũng như học tập. Chúc các bạn thành công!

Liên hệ ngay với Học Office

• Số điện thoại: 0399162445 – 0985747525
• Địa chỉ: Số 36, Đường Phạm Dùng, An Hồng, An Dương, Hải Phòng
• Email: hocofficecom@gmail.com
• Website: https://hocoffice.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/hocofficetl
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCk3z93EO2AYqi7Ljuh0IB7A
• Google maps: https://goo.gl/maps/iWnK4DFBRq4XVp9B8
• Hastag: #hocoffice, #học_office, #hocofficecom, #excel, #word, #powerpoint, #congnghe, #phancung, #phanmem, #thuthuat