4 cách lọc trùng trong Excel từ A-Z

Microsoft Excel được biết đến như “trung tâm” của các tiện ích trong việc thiết lập và lưu trữ thông tin, dữ liệu. Tuy nhiên, với những tập dữ liệu lớn, người dùng thường gặp khó khăn trong việc tìm ra thông tin chính xác hoặc loại bỏ các dữ liệu trùng lặp. Đừng lo, Excel đã trang bị cho bạn những công cụ đáng giá để xử lý nhu cầu này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy cùng khám phá 4 cách lọc trùng trong Excel đơn giản và hiệu quả ngay dưới đây!

1. Sử dụng công cụ Remove Duplicates

Giới thiệu về Remove Duplicates

Remove Duplicates là một công cụ hữu ích trong Excel cho phép người dùng gộp các dữ liệu trùng lặp lại với nhau. Bằng cách sử dụng công cụ này, bạn có thể kiểm tra mã hàng hoặc xây dựng một danh sách tùy chọn để sử dụng trong các báo cáo của mình. Đặc biệt, với nguồn dữ liệu lớn, Remove Duplicates giúp bạn thao tác nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết.

Công cụ này thường được sử dụng để tạo ra danh sách khách hàng, theo dõi nhật ký thu chi, lưu trữ thông tin nhân viên, và tổng hợp các dữ liệu trong kế toán.

Giao diện công cụ Remove Duplicates trong Excel

Cách thực hiện

• Bước 1: Mở file Excel bạn cần lọc dữ liệu, sử dụng chuột bôi đen toàn bộ khu vực dữ liệu.
• Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data và tìm đến mục Data Tools và chọn Remove Duplicates.
• Bước 3: Hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện, bạn chọn cột mà mình muốn lọc. Bấm tích vào ô vuông để chọn cột hoặc nhấn Select All để chọn tất cả.
• Bước 4: Sau khi hoàn tất lựa chọn các cột, nhấn OK. Kết quả sẽ được hiển thị ngay lập tức.

Hướng dẫn thực hiện Remove Duplicates

2. Lọc dữ liệu trùng với Conditional Formatting

Giới thiệu về Conditional Formatting

Conditional Formatting là một tính năng định dạng có điều kiện trong Excel. Công cụ này hỗ trợ người dùng nhận diện các ô dữ liệu quan trọng khi làm việc với lượng dữ liệu lớn. Nó cho phép áp dụng nhiều kiểu định dạng cho vùng dữ liệu tùy thuộc vào các điều kiện mà người dùng lựa chọn.

Cách thực hiện

Bước 1: Khởi động file Excel và bôi đen vùng dữ liệu mà bạn cần kiểm tra.

Bước 2: Trên thanh công cụ, lần lượt chọn: Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Value.

Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện, cho phép bạn chọn màu sắc cho ô trùng lặp. Ví dụ như:

• Light Red Fill With Dark Red Text: Nền đỏ chữ đỏ đậm.
• Yellow Fill With Dark Yellow Text: Nền vàng chữ vàng đậm.
• Custom Format: Tùy chỉnh màu sắc theo ý muốn cá nhân.

Hướng dẫn sử dụng Conditional Formatting

Bước 4: Chọn tùy chọn lọc dữ liệu trùng hoặc duy nhất theo nhu cầu.

3. Lọc dữ liệu trùng với công cụ Advanced Filter

Giới thiệu Advanced Filter

Công cụ Advanced Filter là tính năng nâng cao giúp lọc dữ liệu nhanh chóng và chính xác đối với các trường hợp dữ liệu phức tạp. Một số yêu cầu khi sử dụng Advanced Filter là: không có dòng trống trong bảng dữ liệu, không được gộp ô và chỉ có một dòng tiêu đề.

Cách thực hiện

Bước 1: Mở file Excel và chọn phạm vi ô/cột mà bạn cần lọc.

Bước 2: Vào mục Data trên thanh công cụ, trong nhóm Sort & Filter, chọn Advanced.

Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện:

• Chọn Copy to another location.
• Tại mục Copy to, nhấp vào ô tham chiếu để chọn vị trí lưu kết quả.
• Tích vào ô vuông Unique records only và chọn OK.

Hướng dẫn sử dụng Advanced Filter

Bước 4: Kết quả sẽ hiển thị tại vị trí bạn đã chọn trong mục Copy to.

4. Lọc dữ liệu trùng với công cụ Pivot Table

Giới thiệu về Pivot Table

Pivot Table không chỉ giúp phân tích số liệu mà còn cho phép kiểm tra các giá trị trùng lặp rất hiệu quả. Thay vì xóa các giá trị trùng lặp, Pivot Table có thể tự động lọc ra các giá trị duy nhất trong dữ liệu của bạn.

Cách thực hiện

Bước 1: Mở file Excel và nhấp vào một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu.

Bước 2: Chọn tab Insert trên thanh công cụ và chọn Pivot Table, tiếp theo nhấn OK khi hộp thoại Create Pivot Table xuất hiện.

Hướng dẫn sử dụng Pivot Table

Bước 3: Tại bảng vừa tạo, kéo các dữ liệu cần thiết vào khu vực Row của bảng.

Bước 4: Để định dạng hộp kết quả, di chuyển đến Design > Report Layout và chọn các chế độ hiển thị như Show in Tabular Form và Repeat All Item Labels.

Bước 5: Xóa bỏ các Subtotals bằng cách vào tab Design > Subtotals và chọn Do Not Show Subtotals.

Như vậy, bạn đã có một Pivot Table hoàn chỉnh hiển thị các giá trị mà bạn cần.

Trên đây là 4 cách lọc trùng trong Excel nhanh chóng và hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay. Hãy chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và thực hiện theo hướng dẫn. Theo dõi website hocoffice.com để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích cho công việc và học tập của bạn nhé! Chúc bạn thành công!